您好，WESTAF 董事会：

由于我刚从休假中回来，所以这两周晚些时候会发给您双周刊。您可能已经注意到，这些双周刊最近开始包含来自 WESTAF 领导资源团队 (LRT) 的大量精彩贡献，这也不例外。值得注意的是，SRI（Chrissy Deal）、技术（Adam Sestokas）和公共政策（David Holland）的一些精彩更新，以及来自 Seyan Lucero、Christina Villa 和我们的产品经理的更多精彩更新。谢谢大家。让我们开始吧：
在家办公的最新消息 (CG)
您可能还记得，在之前的双周刊中，7 月 6 日是我们启动五阶段复工计划的下一个可能日期。根据目前的全国趋势和科罗拉多州新冠状病毒病例的近期上升，我们将再次将目标推迟到夏季，并继续我们的虚拟办公环境，就像我们自 3 月以来所做的那样。这场疫情的不确定性实在太多，这对我们重返办公室的意愿产生了负面影响。我们将在劳动节前后再次审查我们的选择。大家出门在外，安全无虞。整个 WESTAF 团队将于今天（7 月 1 日）收到有关此最新更新的通知。
上周的执行委员会会议（CG）
6 月 24 日，上周三，WESTAF 执行委员会召开了月度检查会。我们向委员会通报了 5 月份现金汇总报告和 5 月份预测（详见下文）、目前正在审议的薪酬政策草案以及我们当前绩效管理流程的状态。委员会听取了有关该组织最新的在家办公计划（见上文）的简报。委员会还批准了 TourWest 和 WESTAF CARES 为该地区提供的拨款资金（有关详细信息，请参阅下文）。发展委员会秘书和主席还向小组介绍了一些受托人任期修订，EIC 副主席和主席还报告了与战略规划公平小组的会议，以确保两个小组在未来与我们公平和包容性优先事项保持同步。会议的最后 25 分钟留给了 Christina Villa 和 ZAPP 春季合作伙伴会议的回顾。这次全面而翔实的演示涵盖了自 3 月份以来 ZAPP 受到 COVID 的影响，以及我们在进入 2021 财年预算规划时对我们最大的创收业务的假设。
5 月份现金总结报告及 6 月份预测（CG、AH）
这些财务报告已于 6 月 24 日提交给执行委员会。请记住，这些文件是机密的，不应对外共享。首先是 6 月份预测。您会记得，这些是每个预算经理对我们在 20 财年末的最佳预测，9 月 30 日与我们在 20 财年初设定的收入和支出目标为基准。值得注意的是，与上个月相比，我们的 SaaS 业务经理在他们的流入预测中净增加了 $55.5K，这是由于业务活动略有增加，尤其是 CaFE 业务。接下来是 5 月份现金摘要。这是我们截至 5 月 31 日的现金状况的快照。5 月份财务备忘录附在现金摘要中，以提供澄清说明。由于梅隆拨款计划和薪资保护计划 (PPP) 的现金流入——这两项我们都在 5 月份收到了——财务状况略有复杂。我们将在 5 月、6 月和 7 月将 PPP 资金用于支付工资和租金，Chrissy 和她的团队正在制定计划，在下个财年发放 Mellon 资金，也许在本财年发放部分资金。总体而言，WESTAF 的财务状况良好，新支出相对较少。自疫情爆发以来，由于预算经理的精明监督和规划，我们的总体支出大幅减少。我们正在制定 21 财年预算（从 10 月 1 日开始），预计明年的预算会很紧张——因此今年有现金盈余将有助于制定这一计划。
执行委员会批准为该地区提供总计 $1.33M 的 TOURWEST 和 WESTAF CARES 补助金 (CD)
TourWest 现已进入第三个十年，其资助建议已于 6 月 24 日在 WESTAF 执行委员会会议上获得批准。在一个月的时间里，由 7 名在 13 个州地区拥有丰富经验的表演艺术专业人士组成的 TourWest 小组审理了 251 份合格申请，并推荐了 236 份申请，总金额为 $504,330。您可能还记得，我们的 TourWest 团队正处于转型阶段，由 Chrissy Deal 和 Lani Morris 接任，此前 Seyan Lucero 曾领导了十多年。Lani 熟练地应对了今年过程中的诸多曲折（由于 COVID-19），并继续与 Seyan 一起学习和领导，将她对这一关键 WESTAF 计划的知识传授给大家。官方公告将于 7 月初发布。Chrissy 或 Lani 欢迎您提出任何问题。除了 TourWest 拨款外，执行委员会还批准了 WESTAF CARES 救济基金的资金，这是一项竞争性拨款计划，旨在为受 COVID-19 疫情影响的西部艺术和文化组织提供一般运营支持。在来自 13 个州的 14 位艺术和文化领袖担任拨款小组成员的帮助下，WESTAF 对 2020 年 5 月 6 日至 11 日期间收到的 441 份申请进行了审理。小组成员于 6 月 15 日至 17 日期间召开了四个单独的小组会议，讨论申请并为 WESTAF 工作人员提供指导，以确定资金建议。经过五个小时的讨论和审议，Chrissy Deal、David Holland 和 CARES 拨款顾问 Madalena Salazar 确定了 45 个组织，建议资助总额为 $829,500 美元。除了小组成员的评估和基于既定标准的评分之外，工作人员考虑的因素还包括地理代表性、组织预算、州人口规模以及代表性不足的社区和艺术形式的多样性，这些因素进一步为建议提供了依据。这是一项巨大的团队努力，在超过 2 个月的时间里得到了来自多个部门和分部的支持——Chrissy 和她的团队对此深表感激。请在 7 月 4 日假期前查看获奖者的官方通知。奖项将在收到签署的协议和其他财务报表后 30 天内发放。如有任何问题，请随时联系 Chrissy 或 Madalena。 
欢迎熟悉的社会责任和包容性面孔回归 — MADALENA SALAZAR (CD)
Chrissy 很高兴地告诉大家，Madalena Salazar 将从 7 月 1 日开始再次以全职员工的身份加入 WESTAF。自 2019 年 1 月搬迁到新墨西哥州阿尔伯克基以来，Madalena 一直在 SRI 团队中发挥着重要作用，担任 TourWest、Leaders of Color 计划和我们不断扩大的资助工作以及其他长期项目的顾问。作为驻阿尔伯克基的项目经理，她将继续推进和扩大我们与 Leaders of Color 网络的合作，并更直接地协调 Mellon/WESTAF 区域艺术复原基金计划的努力以及 CARES 法案资金向北马里亚纳群岛的分配。随着我们在未来几个月与全体员工更有意识地开展公平工作，SRI 团队渴望利用她作为员工在公平和包容方面的专业知识。
WESTAF 地区艺术复原基金（梅隆基金会再资助计划）（CD）
随着 TourWest 和 CARES 进入下一阶段，SRI 团队将稍事休息，转而专注于 WESTAF 区域艺术复原基金的发展。该基金是另一个机会——就像 WESTAF CARES 一样——可以实现其价值观并将资源引导到历史上代表性不足的社区，从而带来可量化和系统性的变化。WESTAF 的区域艺术复原基金将寻求支持由历史上被边缘化和资源不足的社区的个人领导和/或主要为他们服务的组织，这些社区被认定为：黑人、土著、有色人种 (BIPOC)；低收入、残疾人、LGBTQIA+；和/或农村和偏远地区。其他指南将于 7 月提供，其中包括同行或自我提名流程以及来自西部地区各地区域顾问的建议。顾问将是艺术领袖，对该领域有深入的了解，包括如何最好地代表和支持上述社区。选定的组织将被邀请申请。您将在接下来的几周内听到有关此机会的更多信息。 
犹他州艺术与博物馆部门收到 $9 百万美元的州艺术与文化救济基金 (DH)
犹他州艺术与博物馆部最近收到了 $9M 的州 CARES 法案资金，这是 HB5010 中概述的对艺术和文化社区的更大支持计划的一部分，该计划最近通过了犹他州立法机构并由州长 Gary Herbert 签署成为法律。祝贺 WESTAF 受托人 Vicki Bourns、WAAN 成员、犹他州文化联盟执行董事 Crystal Young-Otterstrom 以及犹他州各地的倡导者在这个充满挑战的时期取得这一重大成就。据我们所知，这是该地区第一个将州救济资金用于支持艺术和文化项目的例子。 
州艺术宣传更新 (DH)
在过去的几个月里，WESTAF 一直与 WESTAF 地区四个州（亚利桑那州、科罗拉多州、内华达州和怀俄明州）的州艺术机构和艺术倡导组织进行持续对话，讨论特别立法会议和州预算下行压力，这可能会严重影响这些州的州艺术机构的预算。WESTAF 一直在支持这些州制定倡导策略，并已向我们的一些州艺术倡导合作伙伴（科罗拉多州艺术、亚利桑那州公民艺术和怀俄明州艺术联盟）部署了额外资金，以支持与游说者加强接触以及旨在应对这些挑战的其他策略和战略（通过重新分配联盟预算内的资金）。这些努力可能会在未来几个月扩展到其他州。WESTAF 还在为一些州在规划下一届立法会议时过渡到新的游说者关系提供建议。除了成立 WAAN 之外，这些努力也是我们致力于响应整个地区选民需求的一部分。 
WESTAF 与国家艺术机构议会 (DH) 的合作
WESTAF 继续与 NASAA 讨论潜在的研究合作，David 最近受 NASAA 邀请加入一个顾问小组，该小组将审查针对整个政治领域的政策制定者的新宣传信息策略。这项敏感的工作在总统选举年尤为重要，对我们地区和全国的政治现实截然不同的州艺术机构来说至关重要。
RAO 与肯尼迪中心讨论“跨美洲艺术”合作伙伴关系 (DH)
Christian 和 David 以及其他 RAO 代表一直在与肯尼迪中心讨论与 RAO 合作开展“全美艺术”计划的提议，该计划将吸引全国各地的艺术家和文化从业者参与为期 20 周的虚拟节目，这些节目在社交媒体上进行，涉及美国所有州和司法管辖区。随着计划更加明确，这项工作将由社会责任和包容性团队领导，并将通过 TourWest 和 SAAPAD 参与 WESTAF 的表演艺术网络。肯尼迪中心将根据 RAO 及其网络的建议策划和管理该项目。
COVID-19 艺术影响调查结果发布 (DH)
州对 WESTAF COVID-19 艺术影响调查结果的分析已与亚利桑那州公民艺术组织、内华达州艺术委员会、爱达荷州艺术委员会、怀俄明州艺术委员会和怀俄明州艺术联盟以及正在研究蒙大拿州艺术复苏的州长工作组分享。州一级的数据分析仍在继续，重点关注那些尚未在州一级进行重大调查的州。在本月的 CVSuite 博客文章中，Samantha Ortega 在讨论 COVID 19 对该地区创意经济的影响时，将 WESTAF 的 COVID 19 艺术影响调查与 CVSuite COVID 19 影响报告联系起来。 
财务与行政（AH）
Becca 推出了一个与我们的在线工资单相连的新时间跟踪系统。该系统将实现自动化，并具有审批工作流程，而不是使用 Google 文档来跟踪员工花费时间的项目和跟踪非豁免员工的工作时间。该系统将提高财务与会计团队和其他员工的效率。Amy 和 Becky 参加了我们审计公司举办的年度会计审查网络研讨会，以确保 WESTAF 能够及时了解不断变化的会计规则，并且 WESTAF 的运营有相当多的更新。Amy 一直与 Christian 和 Becca 合作起草薪酬政策，该政策最近已由雇主委员会审查，接下来将与领导团队、公平小组和执行委员会分享，然后由雇主委员会进行最终的法律审查。可供参考的模板并不多：对于所有参与者来说，这是一个新流程，但这是一个令人兴奋的项目，可以确保员工薪酬更加透明。与这项工作相关的是，WESTAF 的绩效开发流程正在重新考虑，以便它也能更全面地支持新的薪酬政策。WESTAF 预算草案一期即将由项目经理提交。领导团队将在 7 月初进行审查和调整，以创建二期草案。
科技与创新（AS、CG）
技术路线图中一直包含为团队增加额外资源并开始充分发挥 WESTAF 技术增长的潜力。这是 1 月份的计划，然后是 6 月份的计划。但是，鉴于普遍存在的不确定性，我们现在不会承诺增加受薪员工来支持技术优先事项。技术团队将继续依赖现有供应商，同时增加他们的关注度并将费用限制在为 WESTAF 提供一些替代价值的水平。如果我们保持供应商的专注、高效和以客户和价值为导向，他们将继续支持 WESTAF。内部团队将在非常有限的外部协助下努力掌握和发展我们的 GO Smart 和公共艺术档案产品，协助在 ZAPP 和 CaFE 上进行大型产品构建，同时保持对我们的基础设施和代码库的深入了解。与往常一样，Adam 提供技术指导，并管理我们的整个云基础设施、代码库、网络和硬件。对于三名员工来说，这仍然是一项在我们目前能力范围内开展的大型工作，即使技术团队一直在取得长足进步和持续进展。过去一个月最大的挑战与某些供应商关系、缺乏文档和过于繁重的多任务处理有关。我们需要接受新的节奏和承诺，保持可持续的工作目标，并利用团队导向的方法。过去两个月的同行编程比过去五个月的合作还要多。人多力量大，智多谋。我们的核心工作涉及：掌握公共艺术档案馆的增值报告和自动化；重新设计和规划 CaFE 管理门户的重新开发；与 BRI 合作实现部署流程自动化；处理、调查和补救我们应用程序的安全问题；将我们的财务系统从 2009 年的生态系统更新到 2019 年，以及 ZAPP 和 GO Smart 的改进。接下来是更新我们的电话系统（10 年）；我们的网络基础设施（4-5 年）；安全相关更新；导致技术过时的技术债务问题；更新 CVSuite 的框架（5 年）；以及 GO Smart 的核心功能（不包括面板）。其他日常故障排除和反应措施占用了团队大约 35% 的时间。   
一般商务（SL、CV）
SaaS 产品团队已完成 2021 财年的 OKR（目标和关键成果）。这些 OKR 概述了每种产品的技术、营销和业务运营预算的影响。2021 财年预算将以 OKR 为因素制定，同时保持业务的当前运营。业务团队正在最终确定 2021 财年 SaaS 预算的第一版，并最终确定 2020 财年支出的年中支出。 
咖啡厅（房车、商用车）
CaFE 将在 6 月底迎来 9 位新客户（另有 3 位正在筹备中！），达到或超过去年 6 月的新签约人数。今年的申请人数下降了 17%，与 2019 财年同期相比，5 月至 6 月的新电话数量下降了 49%。我们要重点介绍我们最近的两位新客户，非裔美国视觉艺术家协会 (AAVAG) 和 Leroy Allen Fine Art。AAVAG 是一家总部位于俄亥俄州的 501(c)(3) 组织，寻求非洲裔艺术家的艺术作品，而 Leroy Allen 是一家黑人所有的堪萨斯州艺术咨询公司，正在为当地的城市住宅开发项目寻求艺术品。CaFE 还在 AFTA 虚拟会议 WESTAF 页面上展示了两个视频。
CVSUITE（肯尼亚、斯洛伐克）
CVSuite 和公共艺术档案都是 6 月份 AFTA 虚拟大会上重点展示的技术产品。AFTA 虚拟大会上将展示的附属品结合了 PAA 和 CVS 图形。我们还为这两种产品建立了 WESTAF 销售页面，可通过 AFTA 广告进行分发。Lori 和 Kelly 都参加了虚拟大会，并亲自参与了虚拟展位聊天。COVID-19 影响报告活动已向潜在客户发出后续回复，打开率为 70%，点击率为 30%。帐户续订和销售继续保持稳定。我们有许多帐户已完成销售流程并正在等待付款，计划下周进行后续沟通。上周，Trevor 完成了创意活力清单的几个不同选项的开发，我们的团队将在月底讨论这些选项。 
GO SMART（JG）
GO Smart 有三家大型客户计划于 7 月 1 日续约，他们要求在 COVID 结束后有更多时间重组。在这三家公司中，圣达菲艺术与文化公司已续约一年，但需要减少他们的节目。北达科他州艺术委员会选择不续签 2020-2021 年的合同，但将支付额外两个月的服务费用，同时收集数据并完成最终报告。杰西卡将于下周初与安妮阿伦德尔县艺术委员会执行董事交谈。彭德尔顿基金会要求向其董事会分享视频演示，这是一个更现实考虑的好迹象。本正在为所有 GO Smart 门户网站创建全面的站点地图，以服务现有和新开发人员。 
公共艺术档案馆（LG）
PAA 和 CVSuite 是 6 月份 AFTA 虚拟大会上的特色技术产品。营销团队制定了数字参与目标，以增加 PAA 网站上 PAA 产品和服务页面的流量。宣传资料放在虚拟展位内，并分发给已注册的与会者。我们还为 PAA 和 CVS 建立了 WESTAF 销售页面，可通过 AFTA 广告分发。如上所述，Lori 和 Kelly 参加了虚拟会议并主持了虚拟展位聊天。PAA 正在与其最新客户萨克拉门托市艺术与文化办公室完成签约流程——该实体将订购 CMS 和 Showcase 产品。虽然销售和续订情况稳定，但从第三季度客户收到的资金有所延迟，这将反映在第四季度的收入中。
扎普（CV）
我们签下了新客户 Handmade Arcade，这使得小竞争对手 Artcall.org 加入了 ZAPP。我们还为艺术家发布了两项新功能——My ZAPPlications 页面的精简视图和活动信息页面上重要日期的新时间轴。我们改进帮助中心的项目进展顺利，管理员方面预计完成 70%。我们希望在本财年结束前推出完全改进的 WordPress 帮助中心，其中包括用户搜索帮助主题和评价帮助文章质量的功能。 

尊敬，

基督教