Kính gửi Hội đồng quản trị WESTAF:
 
Vài tuần qua thật thú vị! Có rất nhiều hoạt động, nhưng sau đây là một số điểm nổi bật:
 
Ra mắt kế hoạch chiến lược!
Vào thứ Tư ngày 29/5 và thứ Năm ngày 30/5, nhóm WESTAF đã chính thức ra mắt Tầm nhìn 10 năm và Kế hoạch chiến lược của họ! Bao gồm một "StratPlan Faire", bao gồm đào tạo xung quanh Chương trình nghị sự này và tập trung vào Câu hỏi thường gặp về Nhóm Kế hoạch chiến lược này. Mỗi nhóm cá nhân chia thành nhóm của họ lần đầu tiên để tự tổ chức và cũng để xem xét Tài liệu xác định phạm vi sơ bộ (trong trường hợp này là Tài liệu xác định phạm vi Lãnh đạo tư tưởng & Tiếp cận/Truyền thông) và cuối cùng là phát triển tài liệu của riêng họ. Tuy nhiên, điểm nhấn thực sự của phiên họp kéo dài hai ngày là thời gian huấn luyện và phát triển nhóm và lãnh đạo có giá trị với Val Atkin, người đã tham gia vào một số công việc về Enneagram được đón nhận nồng nhiệt và vô cùng hữu ích cũng như một số cuộc thảo luận và bài tập nhóm khác xung quanh các khái niệm như "Trách nhiệm 100%", "Chi phí của sự im lặng", "Tối ưu hóa nhóm" và công việc "Trên/Dưới ranh giới". Khi kết thúc chương trình nghị sự và thời gian xây dựng nhóm vô giá này, chúng tôi đã ăn mừng việc ra mắt kế hoạch mười năm này bằng giờ vui vẻ tại một nhà hàng địa phương và khoảnh khắc cắt băng khánh thành "chính thức" vui vẻ! (Nếu bạn chỉ nhìn vào một liên kết, hãy nhìn vào liên kết này!)
Tính đến ngày 30 tháng 5 năm 2019, Kế hoạch Chiến lược WESTAF đã chính thức ra mắt (woot!). Tôi sẽ kiểm tra định kỳ về tiến độ của chúng tôi với Ủy ban Điều hành và với tất cả những người được ủy thác thông qua bản cập nhật hai tuần một lần này. Bản cập nhật quan trọng tiếp theo sẽ đến từ mỗi nhóm tại cuộc họp BOT vào tháng 10 tại Denver!
 
Tiến trình BAR CAT
Nhóm lãnh đạo đã biên soạn các mô tả công việc cập nhật cho các nhóm của họ trong mô hình BAR CAT mới và sẽ làm việc với các nhóm của họ về những thay đổi này từ bây giờ cho đến tháng 10 khi cấu trúc mới được triển khai. Ban lãnh đạo và quản lý dự án của WESTAF đang bắt đầu quá trình lập ngân sách cho năm tài chính 2020. Bản thảo đầu tiên sẽ được biên soạn vào ngày 21 tháng 6 để ban lãnh đạo có thể làm việc với các nhóm của họ để điều chỉnh khi cần thiết để có được bản thảo chia sẻ với thủ quỹ vào tháng 8 và Ủy ban điều hành vào tháng 9.
 
Nguyên tắc hướng dẫn
Xin cảm ơn những người ủy thác tại cuộc họp BOT Bozeman vào tháng 5 vì sự giúp đỡ và phản hồi vô giá của các bạn về Nguyên tắc hướng dẫn WESTAF mới được soạn thảo. Đây là một bài tập cực kỳ hữu ích và mang lại nhiều ý kiến đóng góp có giá trị mà chúng tôi sẽ đưa vào phiên bản Nguyên tắc hướng dẫn tiếp theo. Hãy theo dõi. Kế hoạch của chúng tôi là làm việc trong nhóm Truyền thông để xây dựng một nghị quyết cuối cùng có thể được toàn bộ tổ chức thông qua thông qua nghị quyết của hội đồng quản trị tại cuộc họp BOT vào tháng 10.
 
Tiến độ đánh giá hiệu suất
Trong Hội chợ StratPlan, Amy đã có bài thuyết trình toàn đội về quy trình Quản lý hiệu suất của WESTAF trong tương lai. Chúng tôi sẽ có một ngân sách sơ bộ vào cuối tháng 6 và sẽ có thể chốt mức lương của nhân viên vào thời điểm đó. Do đó, sẽ hợp lý hơn nếu trì hoãn quy trình đánh giá "chuyển đổi" cho đến tháng 8 khi thông tin đó được biết. Các nhân viên sẽ lên kế hoạch tiến hành các đánh giá chuyển đổi vào giữa đến cuối tháng 8. Tài liệu này là bản phác thảo tốt nhất về những gì sẽ được thảo luận trong các cuộc họp này (bao gồm thông báo cho họ về mức lương, tiền thưởng mới và thảo luận về những thay đổi đối với mô tả công việc của họ), có một số bản cập nhật màu tím kể từ Hội chợ StratPlan. Một tài liệu tùy chỉnh để ký trong các cuộc đánh giá này sẽ được chuẩn bị, trong đó các nội dung cơ bản của quy trình quản lý hiệu suất mới được nêu cùng với mức lương cá nhân và giá trị của tất cả các phúc lợi như một bản tóm tắt hàng năm về tổng mức lương.
 
Tiến độ lập ngân sách năm tài chính 2020
Nhóm WESTAF hiện đang tiến hành quy trình lập ngân sách cho năm tài chính 2020. Khi chúng tôi có vòng đầu tiên của tất cả các số liệu của phòng ban, tài liệu sẽ được đóng băng dưới dạng Phiên bản 1. Sau đó, chúng tôi chuyển sang phiên bản tiếp theo và mỗi bên liên quan đến ngân sách của nhóm sẽ theo dõi cẩn thận mọi thay đổi mà họ đã thực hiện từ phiên bản trước trong tài liệu ngân sách của riêng họ, sau đó lưu các thay đổi dưới dạng Phiên bản 2, v.v. Nếu số liệu thu nhập hoặc chi phí khác biệt đáng kể so với dự báo hoặc ngân sách năm tài chính 2019, sẽ có một phần trong tài liệu lập kế hoạch ngân sách để giải thích lý do. Đây là những mục mà ban lãnh đạo sẽ muốn có thêm thông tin ngay từ đầu. Chúng tôi đang nhắm mục tiêu vào ngân sách Phiên bản 1 vào ngày 21 tháng 6. Sau đó, Nhóm lãnh đạo sẽ làm việc trên các phiên bản và điều chỉnh tiếp theo với từng Quản lý dự án.
 
Chuyển đổi nhân sự
Vừa nhận được tin Matt Virlee, giám đốc giải pháp công nghệ, đã nộp đơn từ chức. Matt là một trong nhóm công nghệ nhỏ (ba người) của chúng tôi và chúng tôi sẽ nhớ anh ấy. Ngày làm việc cuối cùng của anh ấy là ngày 16 tháng 6.
 
Hội nghị thượng đỉnh thế hệ nông thôn
Chrissy Deal và tôi đã tham gia cùng Hunter Old Elk (Cody, WY và ELC17) và Tey Marianna Nunn (cựu ủy viên và thành viên MAC hiện tại) tại Mississippi từ ngày 22 đến 24 tháng 5 cho Hội nghị thượng đỉnh thế hệ nông thôn. Cuộc họp đã quy tụ các nhà lãnh đạo văn hóa và cộng đồng từ khắp cả nước để khám phá những bản sắc, cơ hội và thực tế khác nhau của vùng nông thôn Hoa Kỳ. Đoàn đại biểu WESTAF đã có cơ hội kết nối với những người từ nhiều tổ chức và cộng đồng khác nhau trên khắp cả nước, bao gồm NASAA, một số RAO đồng nghiệp của chúng tôi, các cơ quan nghệ thuật tiểu bang khác và các tổ chức quốc gia. Định dạng "phiên họp toàn thể lưu động" có nghĩa là những người tham dự có cơ hội nhìn thấy và trực tiếp trải nghiệm những địa điểm nông thôn, bao gồm Sipp Culture và Hinds Community College Utica Campus, một trường Cao đẳng và Đại học Lịch sử dành cho Người da đen (HBCU) tại Utica, MS. Chúng tôi đã lắng nghe, chúng tôi đã chia sẻ, chúng tôi đã cảm nhận được độ ẩm, chúng tôi đã ĂN! Một trong những cân nhắc mà hội nghị đưa vào trọng tâm cho đoàn WESTAF là các khía cạnh đa dạng của vùng nông thôn phía Tây. Chrissy mong muốn theo dõi các mối liên hệ mới và kết nối với Tey và Hunter để giúp thông báo về sự tham gia của WESTAF với các cộng đồng nông thôn trong tương lai.
 
SAAPAD đang được triển khai.
Hôm nay (ngày 3 tháng 6) và ngày mai (ngày 4 tháng 6), SAAPAD (Phiên họp phát triển chuyên môn thường niên của Cơ quan nghệ thuật nhà nước và Liên đoàn nghệ thuật biểu diễn) sẽ họp tại Denver. Sau đây là toàn bộ chương trình nghị sự của phiên họp. Tôi sẽ đến phiên họp ngày 4 tháng 6 để gặp gỡ những người tham gia, dùng bữa trưa và cảm ơn họ vì sự tham gia của họ.
 
Cuộc gọi tóm tắt sắp tới của SAA ED
Cuộc gọi tóm tắt SAA ED tiếp theo được lên lịch vào thứ Hai tuần tới, ngày 10 tháng 6. Cuộc họp tóm tắt được thiết kế để cập nhật cho các giám đốc điều hành cơ quan nghệ thuật tiểu bang khu vực WESTAF về các vấn đề liên quan đến WESTAF, như một bản cập nhật về cuộc họp BOT WESTAF gần đây nhất và về các hành động của ban quản trị WESTAF gần đây có thể ảnh hưởng đến công việc của họ. Các chủ đề cũng sẽ bao gồm việc xây dựng sự đồng thuận xung quanh thời gian/địa điểm/lý do của Diễn đàn SAA ED tiếp theo.
 
Chuyến đi sắp tới của SAA
Như đã đưa tin trước đó, trong những tháng tới, tôi sẽ gặp gỡ Phó chủ tịch Hội đồng Nghệ thuật California Anne Bown-Crawford tại Hội nghị thượng đỉnh Creative Placemaking Pacific ở Los Angeles, và sau đó trình bày vào tuần tiếp theo, ngày 25 tháng 6, tại cuộc họp ủy ban của Hội đồng Nghệ thuật California gần Sacramento. Vào tháng 7, tôi sẽ đến Honolulu để dành thời gian với người ủy thác Jonathan Johnson và trình bày trước hội đồng SFCA của Hawaii và tham dự các cuộc họp tiếp theo, bao gồm cả ban lãnh đạo FESTPAC. Vào tháng 8, tôi sẽ tham gia cùng người ủy thác Karen Hanan tại Yakima và Tieton, WA để trình bày tại cuộc họp của các ủy viên ArtsWA. Ngoài ra, có một chuyến thăm Anchorage đang được phát triển vào tháng 8 để trùng với chuyến thăm của Mary Anne Carter từ Quỹ.
 
Cập nhật Arizona
Tuần trước, một ngân sách năm tài chính 2020 trị giá $11,8 tỷ đã được Cơ quan lập pháp tiểu bang Arizona thông qua và được Thống đốc Doug Ducey ký thành luật, trong đó có $2,2 triệu dành riêng cho nghệ thuật tại Arizona. Khoản phân bổ này bao gồm khoản phân bổ Quỹ chung một lần là $2 triệu để hỗ trợ các hoạt động tài trợ trên toàn tiểu bang của Ủy ban Nghệ thuật Arizona. Khoản phân bổ này lặp lại khoản đầu tư một lần tương tự được thực hiện vào năm trước, đảm bảo nguồn tài trợ ngang bằng cho năm tài chính 2020 của Ủy ban Nghệ thuật. Ngoài ra, ngân sách tiểu bang mới được thông qua còn cung cấp khoản phân bổ Quỹ chung $200.000 cho một nhà hát chuyên nghiệp phi lợi nhuận tại Quận Maricopa. Mặc dù đây là một tin tốt, nhưng Ủy ban Nghệ thuật cũng gần như không thể lập kế hoạch cho hơn một năm, miễn là nguồn tài trợ cho nghệ thuật bị cắt giảm vào đầu mỗi kỳ họp lập pháp. Điều này làm giảm chất lượng các chương trình trên toàn tiểu bang vốn rất tuyệt vời của họ.
 
ZAP
ZAPP tiếp tục hoạt động thành công và khối lượng giao dịch kinh doanh vẫn ở mức cao. Cho đến nay trong năm tài chính này, chúng tôi đã có thêm 34 khách hàng mới, xử lý hơn 300 hợp đồng gia hạn và bảo đảm hơn 75 e-blast. Gần $21 triệu đã bay qua thanh toán ZAPP (bán hàng chuyển tiếp) và hơn $125.000 đơn đăng ký đã được gửi. Chúng tôi cũng đã chứng kiến mức tăng 10% kể từ đầu năm tài chính 2019 về số lượng hồ sơ nghệ sĩ đang hoạt động. Chúng tôi đang tiếp tục cung cấp thanh toán EFT cho một nhóm khách hàng được chọn; các khoản thanh toán này đã lên tới gần $1,5M trong năm tài chính này. Nếu bạn chưa đăng ký nhận thanh toán EFT và muốn nhận, vui lòng cho tôi biết và tôi sẽ sắp xếp việc này cho bạn. Cuối cùng, nhóm đang đánh giá tính khả thi của việc tích hợp với Jaspersoft, một nền tảng báo cáo và phân tích. Phần mềm này có thể cho phép chúng tôi dễ dàng tạo, truy xuất và trình bày báo cáo với dữ liệu trong ZAPP — các công cụ báo cáo và thông tin kinh doanh có thể được sử dụng nội bộ và bên ngoài cho khách hàng của chúng tôi. Việc tích hợp với một nền tảng như thế này được mong muốn hơn là tự xây dựng báo cáo của chúng tôi từ đầu vì sự khan hiếm tài nguyên của nhà phát triển và khung thời gian có thể mất để hoàn thành một dự án như vậy; tuy nhiên, chúng tôi vẫn đang cân nhắc những lợi ích và chi phí của việc tích hợp này.
 
Thiên Chúa Giáo OOTO
Để kết luận, tôi sẽ nghỉ phép từ thứ năm, ngày 13 tháng 6 đến thứ tư, ngày 19 tháng 6, sau đó tham dự Hội nghị thượng đỉnh CPL tại Los Angeles từ ngày 20 đến 23 tháng 6, sau đó đến Sacramento vào tuần tiếp theo, trước khi quay lại San Francisco vào cuối tuần sau để dự đám cưới. Sự kết hợp giữa thời gian nghỉ phép và làm việc này có nghĩa là tôi sẽ OOTO từ ngày 13 tháng 6 đến ngày 1 tháng 7, mặc dù luôn giữ liên lạc chặt chẽ với văn phòng và các đồng nghiệp của tôi.
 
Xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc bình luận nào về những mặt hàng này hoặc bất kỳ điều gì. Cảm ơn sự quản lý và hỗ trợ của bạn với tư cách là người ủy thác của WESTAF!
 
Như thường lệ,
 
Thiên chúa giáo