Здравствуйте, Совет попечителей WESTAF:

Двухнедельный выпуск выйдет немного позже в эти две недели, так как я только что вернулся из отпуска. Вы могли заметить, что в последнее время эти двухнедельные выпуски стали включать много ценных материалов от команды по управлению ресурсами WESTAF (LRT), и этот выпуск не исключение. Стоит отметить несколько замечательных обновлений от SRI (Крисси Дил), Technology (Адам Сестокас) и Public Policy (Дэвид Холланд), а также еще больше замечательных обновлений от Сейана Лусеро, Кристины Виллы и наших менеджеров по продуктам. Спасибо всем. Давайте приступим:
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ О РАБОТЕ ИЗ ДОМА (CG)
Как вы помните из предыдущего двухнедельного выпуска, 6 июля было нашей следующей потенциальной датой для активации нашего пятиэтапного плана возвращения в офис. Исходя из текущих национальных тенденций и недавнего всплеска новых случаев коронавируса в Колорадо, мы собираемся снова перенести цели на более позднее лето и продолжить работу в виртуальном офисе, как мы делали с марта. Слишком много неопределенности с этой пандемией, и это негативно влияет на нашу готовность вернуться в офис. Мы еще раз рассмотрим наши варианты около Дня труда. Берегите себя, берегите себя, все. Вся команда WESTAF будет уведомлена об этом последнем обновлении сегодня, 1 июля.
ЗАСЕДАНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА НА ПРОШЛОЙ НЕДЕЛЕ (CG)
В прошлую среду, 24 июня, Исполнительный комитет WESTAF собрался для ежемесячной проверки. Мы проинформировали комитет о сводном отчете по денежным средствам за май и прогнозах на май (подробнее ниже), проекте политики компенсаций, который в настоящее время находится в разработке, и состоянии нашего текущего процесса управления эффективностью. Комитет был проинформирован о последнем плане организации по работе на дому (выше). Комитет также одобрил грантовые фонды TourWest и WESTAF CARES для региона (подробнее об этом ниже). Секретарь и председатель Комитета по развитию также проинформировали группу о некоторых изменениях в сроках полномочий попечителей, а заместитель председателя и председатель EIC также сообщили о встрече с группой стратегического планирования Equity, чтобы убедиться, что обе группы синхронизированы с нашими приоритетами в области справедливости и инклюзивности в будущем. Последние 25 минут встречи были зарезервированы для Кристины Виллы и подведения итогов весенней встречи партнеров ZAPP. В этой подробной и информативной презентации было рассмотрено, как COVID повлиял на ZAPP с марта, а также каковы наши предположения относительно нашего крупнейшего прибыльного бизнеса в связи с переходом к планированию бюджета на 2021 финансовый год.
ОТЧЕТ О ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВАХ ЗА МАЙ И ПРОГНОЗЫ НА ИЮНЬ (CG, AH)
Эти финансовые отчеты были представлены Исполнительному комитету 24 июня. Пожалуйста, помните, что эти документы конфиденциальны и не должны передаваться третьим лицам. Во-первых, прогнозы на июнь. Как вы помните, это наилучшие предположения каждого менеджера по бюджету относительно того, где мы окажемся к концу 2020 финансового года, 30 сентября, сопоставленные с целями по доходам и расходам, которые мы установили в начале 2020 финансового года. Здесь стоит отметить, что наши менеджеры по SaaS-бизнесу добавили чистые $55.5K к своим прогнозам по притоку по сравнению с предыдущим месяцем из-за небольшого всплеска деловой активности, особенно в бизнесе CaFE. Далее, сводка по денежным средствам за май. Это снимок нашей денежной позиции на конец 31 мая. Финансовая записка за май сопровождает сводку по денежным средствам для предоставления пояснительных заметок. Финансовые показатели немного сложнее из-за притока денежных средств по программе грантов Меллона и Программе защиты зарплат (PPP) — обе из которых мы получили в мае. Мы применим средства PPP к нашей заработной плате и арендной плате в мае, июне и июле, а Крисси и ее команда разрабатывают план по предоставлению средств Mellon в следующем финансовом году и, возможно, частично в этом финансовом году. В целом финансовое положение WESTAF прочное, с относительно небольшим количеством новых расходов. С начала пандемии мы испытали значительное сокращение общих расходов благодаря проницательному надзору и планированию со стороны наших менеджеров по бюджету. Мы находимся в процессе составления бюджета на 21 финансовый год (который начинается 1 октября) и ожидаем, что в следующем году у нас будет жесткий бюджет, поэтому наличие излишка денежных средств в этом году поможет в этом планировании.
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ОДОБРИЛ ОБЪЕДИНЕННЫЕ $1.33M ГРАНТОВЫЕ ФОНДЫ TOURWEST И WESTAF CARES ДЛЯ РЕГИОНА (CD)
Вступая в третье десятилетие, рекомендации по грантам TourWest были одобрены Исполнительным комитетом WESTAF на заседании 24 июня. В течение одного месяца комиссия TourWest, состоящая из 7 специалистов по исполнительскому искусству с опытом работы в регионе 13 штатов, рассмотрела 251 соответствующую заявку и рекомендовала 236 заявок для финансирования на общую сумму $504 330. Как вы помните, наша команда TourWest находилась в переходном состоянии, когда Крисси Дил и Лани Моррис встали у руля после более чем десятилетия руководства Сейан Лусеро. Лани умело справилась со многими поворотами в этом году (из-за COVID-19) и продолжает учиться и руководить вместе с Сейан, передавая свои знания об этой важнейшей программе WESTAF. Официальное объявление будет опубликовано в начале июля. Крисси или Лани будут рады любым вопросам, которые у вас могут возникнуть. В дополнение к грантам TourWest Исполнительный комитет одобрил финансирование Фонда помощи WESTAF CARES, конкурсной программы грантов, которая обеспечивает общую операционную поддержку художественным и культурным организациям на Западе, пострадавшим от пандемии COVID-19. С помощью 14 лидеров искусств и культуры из 13 штатов региона, которые выступили в качестве членов комиссии по грантам, WESTAF вынес решение по 441 заявке, полученной в период с 6 по 11 мая 2020 года. Члены комиссии собрались с 15 по 17 июня в четырех отдельных группах для обсуждения заявок и предоставления рекомендаций сотрудникам WESTAF по определению рекомендаций по финансированию. Крисси Дил, Дэвид Холланд и консультант по грантам CARES Мадалена Салазар после пяти часов обсуждений и размышлений определили 45 организаций, которые будут рекомендованы для финансирования на общую сумму $829 500. Факторы, которые учитывались персоналом, помимо оценки членов комиссии и баллов, основанных на установленных критериях, которые дополнительно обосновывали рекомендации, включают географическое представительство, бюджет организации, численность населения штата и разнообразие недостаточно представленных сообществ и форм искусства. Это было монументальное командное усилие с поддержкой, поступавшей из нескольких отделов и подразделений в течение более 2 месяцев — факт, за который Крисси и ее команда очень благодарны. Ждите официального уведомления о награжденных до праздника 4 июля. Награды будут распределены в течение 30 дней после получения подписанного соглашения и дополнительных финансовых отчетов. Не стесняйтесь обращаться к Крисси или Мадалене с любыми вопросами. 
ПРИВЕТСТВУЕМ ВОЗВРАЩЕНИЕ ЗНАКОМОГО ЛИЦА В ОБЛАСТИ СОЦИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И ИНКЛЮЗИИ — МАДАЛЕНА САЛАЗАР (CD)
Крисси рада поделиться новостью о том, что Мадалена Салазар снова присоединится к WESTAF в качестве штатного сотрудника с 1 июля. После переезда в Альбукерке, штат Нью-Мексико, в январе 2019 года Мадалена сохранила важное присутствие в команде SRI в качестве консультанта по TourWest, нашим программам Leaders of Color и нашим расширяющимся грантовым начинаниям, среди других давних проектов. Как менеджер программы в Альбукерке, она продолжит продвигать и расширять нашу работу с сетью Leaders of Color и, в более краткосрочной перспективе, координировать усилия по программе Mellon/WESTAF Regional Arts Resilience Fund и распределению средств CARES Act на Северные Марианские острова. Команда SRI стремится использовать ее опыт в области равенства и инклюзивности в качестве сотрудника, поскольку мы приступаем к нашей работе в области равенства более целенаправленно со всем персоналом в ближайшие месяцы.
РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФОНД УСТОЙЧИВОСТИ ИСКУССТВ ВЕСТАФ (ПРОГРАММА РЕГРАНТИНГА ФОНДА МЕЛЛОНА) (CD)
С переходом TourWest и CARES на следующую фазу команда SRI сделает быстрый вдох и сосредоточится на развитии Фонда устойчивости регионального искусства WESTAF. Фонд — это еще одна возможность, как и WESTAF CARES, воплощать свои ценности и направлять ресурсы в исторически недопредставленные сообщества таким образом, чтобы это приводило к измеримым и системным изменениям. Фонд устойчивости регионального искусства WESTAF будет стремиться поддерживать организации, возглавляемые и/или в основном обслуживающие людей из исторически маргинализированных и недофинансированных сообществ, которые идентифицируют себя как: чернокожие, коренные, цветные (BIPOC); малообеспеченные, люди с ограниченными возможностями, ЛГБТКИА+; и/или сельские и отдаленные районы. Дополнительные руководящие принципы, которые будут включать процесс выдвижения коллегами или самовыдвижения и рекомендации региональных консультантов со всего западного региона, будут доступны в июле. Консультантами будут лидеры в области искусства с глубокими знаниями в этой области, включая то, как лучше всего представлять и поддерживать вышеупомянутые сообщества. Отдельным организациям будет предложено подать заявку. Вы сможете узнать больше об этой возможности в ближайшие недели. 
ОТДЕЛЕНИЕ ИСКУССТВ И МУЗЕЕВ ШТАТА ЮТА ПОЛУЧАЕТ $9 МЛН. ГОСУДАРСТВЕННЫХ ФОНДОВ ПОМОЩИ ДЛЯ ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ (DH)
Отделение искусств и музеев Юты недавно получило $9M в виде государственных фондов CARES Act, часть более крупного пакета поддержки искусств и культурного сообщества, изложенного в HB5010, который недавно был принят Законодательным собранием Юты и подписан губернатором Гэри Гербертом. Поздравляем попечителя WESTAF Вики Бурнс, члена WAAN и исполнительного директора Культурного альянса Юты Кристал Янг-Оттерстром, а также сторонников по всему штату Юта с этим значительным достижением в эти сложные времена. Это первый подобный пример, о котором мы знаем в регионе, когда государственные фонды помощи направляются на поддержку программ по искусству и культуре. 
ОБНОВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЗАЩИТЫ ИСКУССТВ (DH)
За последние несколько месяцев WESTAF вел постоянные переговоры с государственными учреждениями по искусству и организациями по защите интересов искусства в четырех штатах региона WESTAF — Аризоне, Колорадо, Неваде и Вайоминге — о специальных законодательных сессиях и давлении на государственные бюджеты, которые могут остро повлиять на бюджеты государственных учреждений по искусству в этих штатах. WESTAF поддерживал эти штаты в разработке стратегий защиты интересов и выделил дополнительные средства некоторым нашим партнерам по защите интересов искусства в штатах — Arts for Colorado, Arizona Citizens for the Arts и Wyoming Arts Alliance — для поддержки более тесного взаимодействия с лоббистами и других тактик и стратегий, направленных на решение этих проблем (путем перенаправления средств в рамках бюджета Alliances). Эти усилия, вероятно, будут распространены на другие штаты в ближайшие месяцы. WESTAF также консультирует некоторые штаты о переходе к новым лоббистским отношениям, поскольку они планируют следующую законодательную сессию. Наряду с созданием WAAN эти усилия являются частью нашего обязательства реагировать на потребности наших избирателей по всему региону. 
СОТРУДНИЧЕСТВО WESTAF С НАЦИОНАЛЬНОЙ АССАМБЛЕЕЙ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АГЕНТСТВ ПО ИСКУССТВАМ (DH)
WESTAF продолжает обсуждать с NASAA потенциальное исследовательское сотрудничество, и Дэвид недавно был приглашен NASAA присоединиться к консультативной группе, которая будет рассматривать новые стратегии пропагандистских сообщений, нацеленных на политиков по всему политическому спектру. Эта деликатная работа особенно важна в год президентских выборов и жизненно важна для государственных учреждений по искусству в нашем регионе и на национальном уровне, где существуют сильно различающиеся политические реалии.
РАО ОБСУЖДАЮТ С ЦЕНТРОМ КЕННЕДИ ПАРТНЕРСТВО «ИСКУССТВА ПО ВСЕЙ АМЕРИКЕ» (DH)
Кристиан и Дэвид, вместе с другими представителями RAO, вели переговоры с Центром Кеннеди о предлагаемом сотрудничестве с RAO в рамках программы «Искусства по всей Америке», которая будет охватывать художников и деятелей культуры по всей стране в 20 неделях виртуального программирования, представленного в социальных сетях с участием всех штатов и юрисдикций США. По мере того, как планы будут более определенными, эта работа будет возглавляться командой по социальной ответственности и инклюзивности и будет включать вовлечение сетей исполнительских искусств WESTAF через TourWest и SAAPAD. Центр Кеннеди будет курировать и управлять проектом, используя рекомендации, полученные от RAO и их сетей.
РАСПРОСТРАНЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИССЛЕДОВАНИЯ ВОЗДЕЙСТВИЯ ИСКУССТВА COVID-19 (DH)
Результаты анализа результатов исследования влияния искусства COVID-19 WESTAF COVID-19 были предоставлены Arizona Citizens for the Arts, Nevada Arts Council, Idaho Commission on the Arts, Wyoming Arts Council и Wyoming Arts Alliance, а также губернаторской целевой группе, которая изучает искусство в процессе восстановления в Монтане. Анализ данных на уровне штата продолжается с акцентом на те штаты, в которых не проводились основные исследования на уровне штата. В сообщении блога CVSuite этого месяца Саманта Ортега устанавливает связь между исследованием влияния искусства COVID 19 WESTAF и отчетами CVSuite COVID 19 Impact Reports, обсуждая влияние COVID 19 на творческую экономику региона. 
ФИНАНСЫ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ (AH)
Бекка запустила новую систему отслеживания времени, которая связана с нашей онлайн-платежной ведомостью. Вместо использования Google Docs для отслеживания программ, на которые сотрудники тратили свое время, и отслеживания рабочего времени не освобожденного персонала эта система будет автоматизирована и будет иметь рабочий процесс утверждения. Эта система повысит эффективность работы команды F&A и остального персонала. Эми и Бекки посетили ежегодный вебинар по обзору бухгалтерского учета, представленный нашей аудиторской фирмой, чтобы гарантировать, что WESTAF остается в курсе меняющихся правил бухгалтерского учета, и есть довольно много обновлений, которые применяются к операциям WESTAF. Эми работала с Кристианом и Беккой над составлением Политики компенсации, которая недавно была рассмотрена Советом работодателей и затем будет передана Руководящей группе, Когорте акционеров и Исполнительному комитету, а затем пройдет окончательную юридическую проверку Советом работодателей. Существует не так много шаблонов, на которые можно ссылаться: это новый процесс для всех участников, но это захватывающий проект по обеспечению большей прозрачности в отношении компенсации сотрудникам. В связи с этой работой процесс развития производительности в WESTAF пересматривается, чтобы он мог более полно поддерживать новую политику компенсаций. Проект один бюджета WESTAF должен быть представлен менеджерами проектов в ближайшее время. Затем в начале июля команда руководителей рассмотрит и скорректирует проект два.
ТЕХНОЛОГИИ И ИННОВАЦИИ (AS, CG)
В технологической дорожной карте было предусмотрено добавить дополнительные ресурсы в команду и начать реализовывать весь потенциал технического роста в WESTAF. Это был план в январе, а затем снова в июне. Однако, учитывая преобладающую неопределенность, мы не собираемся сейчас брать на себя обязательства по дополнительному штатному персоналу для поддержки технических приоритетов. Технологическая команда вместо этого продолжит полагаться на текущих поставщиков, одновременно увеличивая их фокус и ограничивая расходы до уровня, который обеспечивает некоторую замещающую стоимость для WESTAF. Если мы сохраним наших поставщиков сосредоточенными, производительными и ориентированными на клиента и ценность, они продолжат поддерживать WESTAF. Внутренняя команда будет работать над освоением и развитием наших продуктов GO Smart и Public Art Archive с очень ограниченной внешней помощью, помогая с крупными сборками продуктов на ZAPP и CaFE, сохраняя при этом глубокие знания нашей инфраструктуры и кодовых баз. Как всегда, Адам обеспечивает техническое руководство и управление всей нашей облачной инфраструктурой, кодовыми базами, сетью и оборудованием. Для персонала из трех человек это все еще большая задача, работающая в рамках наших текущих возможностей, даже несмотря на то, что технологическая команда добивается больших успехов и последовательного прогресса. Самые большие проблемы последнего месяца были связаны с определенными отношениями с поставщиками, отсутствием документации и слишком сложной многозадачностью. Нам нужно принять то, какими могут быть наши новые темпы и обязательства, оставаться в рамках устойчивых рабочих целей и использовать командный подход. За последние два месяца было больше программирования с коллегами, чем за последние пять месяцев вместе взятых. Много рук делают легкую работу, как и много умов. Наша основная работа была связана с: освоением отчетов с добавленной стоимостью и автоматизацией для Public Art Archive; перепроектированием и планированием перестройки административного портала CaFE; работой с BRI по автоматизации нашего процесса развертывания; обработкой, расследованием и устранением проблем безопасности для наших приложений; обновлением нашей финансовой системы с экосистемы 2009 года до 2019 года и улучшениями в ZAPP и GO Smart. Далее следует обновление нашей телефонной системы (10 лет); нашей сетевой инфраструктуры (4-5 лет); обновления, связанные с безопасностью; проблемы с технической задолженностью, которые могут привести к устареванию технологий; обновление структуры CVSuite (5 лет); и основные функции GO Smart (за исключением панелей). Другие ежедневные действия по устранению неполадок и реагированию на них отнимают около 35% рабочего времени команды.   
ОБЩИЙ БИЗНЕС (SL, CV)
Команды по продуктам SaaS завершили свои OKR (цели и ключевые результаты) на FY21. Эти OKR описали влияние на бюджеты технологий, маркетинга и бизнес-операций для каждого продукта. Бюджет на FY21 будет сформирован с учетом OKR в качестве фактора, а также с учетом текущих операций предприятий. Бизнес-команды завершают первую версию бюджетов SaaS на FY21 и завершают полугодовое сокращение расходов на FY20. 
КАФЕ (автодом, фургон)
CaFE закроет июнь с девятью новыми клиентами (еще три в процессе!), что соответствует или превышает количество новых регистраций в прошлом июне. В этом году количество заявок сократилось на 17%, а количество новых заявок сократилось на 49% за май-июнь по сравнению с тем же периодом в 2019 финансовом году. Мы хотим выделить двух наших недавних новых клиентов, African American Visual Artists Guild (AAVAG) и Leroy Allen Fine Art. AAVAG — это базирующаяся в Огайо 501(c)(3) фирма, ищущая искусство у художников африканского происхождения, а Leroy Allen — это консалтинговая фирма в области искусства из Канзаса, принадлежащая чернокожим, и ищущая искусство для местной городской застройки. CaFE также разместила два видеоролика на странице AFTA virtual con WESTAF.
CVSUITE (KE, SL)
CVSuite и Public Art Archive были основными технологическими продуктами на виртуальной конференции AFTA в июне. Материалы, которые будут размещены на виртуальной конференции AFTA, объединили графику PAA и CVS. Мы также создали страницу продаж WESTAF для этих двух продуктов, которая может распространяться через рекламу AFTA. И Лори, и Келли присутствовали на виртуальной конференции и вели виртуальный чат на стенде. Кампания COVID-19 Impact Reports разослала потенциальным клиентам ответ с показателем открытия 70% и показателем кликов 30%. Продление учетных записей и продажи продолжают оставаться стабильными. У нас есть несколько учетных записей, которые завершили процесс продажи и ждут оплаты, а последующие сообщения запланированы на следующую неделю. На прошлой неделе Тревор закончил разработку нескольких различных вариантов для списка Creative Vitality, которые наша команда обсудит в конце месяца. 
ДЕЙСТВУЙТЕ УМНО (JG)
У GO Smart есть три крупных клиента, которые должны продлить контракт 1 июля и запросили дополнительное время для перегруппировки после COVID. Из этих трех Santa Fe Arts & Culture продлил контракт еще на год, но ему нужно сократить свою программу. Совет искусств Северной Дакоты решил не продлевать свой контракт на 2020–2021 годы, но оплатит два дополнительных месяца обслуживания, пока они собирают данные и заканчивают окончательные отчеты. Джессика поговорит с исполнительным директором Совета искусств округа Энн-Арандел в начале следующей недели. Фонд Пендлтона запросил видеодемонстрацию, чтобы поделиться ею с их советом директоров, что является хорошим признаком того, что к нему относятся более реалистично. Бен создает полную карту сайта для всех порталов GO Smart, которая будет обслуживать существующих и новых разработчиков. 
АРХИВ ПУБЛИЧНОГО ИСКУССТВА (LG)
PAA, наряду с CVSuite, был представленным технологическим продуктом на виртуальной конвенции AFTA в июне. Маркетинговая команда установила цели цифрового взаимодействия для привлечения трафика на страницу продуктов и услуг PAA на веб-сайте PAA. Вспомогательные материалы размещались на виртуальном выставочном стенде и распространялись среди зарегистрированных посетителей. Мы также создали страницу продаж WESTAF для PAA и CVS, которую можно распространять через рекламу AFTA. Как отмечалось выше, Лори и Келли присутствовали на виртуальной конференции и вели чат на виртуальном стенде. PAA завершает процесс заключения контракта со своим новым клиентом, Управлением искусств и культуры города Сакраменто — организация подпишется на продукты CMS и Showcase. Хотя продажи и продления стабильны, есть задержка в получении денег от клиентов Q3, которая будет отражена в доходе Q4.
ЗАПП (резюме)
Мы подписали нового клиента Handmade Arcade, который оставил небольшого конкурента Artcall.org, чтобы присоединиться к ZAPP. Мы также выпустили две новые функции для художников — сжатый вид их страницы My ZAPPlications и новую временную шкалу важных дат на страницах с информацией о событиях. Наш проект по обновлению наших справочных центров продвигается успешно, с предполагаемым завершением 70% для стороны администратора. Мы надеемся, что полностью обновленные справочные центры WordPress будут развернуты к концу финансового года, что будет включать возможность для пользователей искать темы справки и оценивать качество статей справки. 

С уважением,

Кристиан