안녕하세요 WESTAF 이사 여러분:
여러분 중 많은 분들이 일상 업무를 하는 것처럼, 저희는 WESTAF 조직의 다양한 부분에 대한 COVID-19 팬데믹의 영향에 직면하고 평가하고 있습니다. 저희는 사전 계획이 허용하는 한 최대한 유연하게 대처하려고 노력하고 있지만, 이미 일부 프로그램에서 주로 여행 결정과 제한으로 인해 일부 중단이 발생하고 있습니다. 그럼에도 불구하고, 저희는 WESTAF 사무실에서 A-OK를 하고 있으며(이 글을 쓰는 시점까지!) 최선을 다해 업무를 계속하고 있습니다! 모든 사람이 상황을 감안할 때 최선을 다하기를 바랍니다. 계속해서…

컬러의 떠오르는 리더: 사우스 아트 에디션이 출시되었습니다.
후보자 공개 모집이 진행 중입니다. 이 새로운 프로그램을 세상에 선보이게 되어 매우 기쁩니다!(South Arts Newsletter에서): “South Arts와 WESTAF의 이 파트너십 프로그램에는 11~13명의 참가자가 선정될 예정입니다. 이는 남부 지역의 7개 주에 있는 문화 종사자와 예술 행정가를 위한 Emerging Leaders of Color(ELC) 프로그램의 남부 파일럿입니다. 2010년부터 다양한 예술 리더의 새로운 세대를 유치, 훈련, 네트워킹하고 홍보해 온 WESTAF의 ELC 프로그램의 성공을 바탕으로, South Arts 프로그램은 리더십 개발을 통해 예술을 통해 남부의 활력을 증진하는 데 기여할 것입니다.”

집행위원회 회의
지난주에 우리는 생산적인 임원 위원회 회의를 가졌습니다. 기술 사업과 일부 프로그램 업데이트에 대한 논의와 함께, 재무장관 Mike Lange와 WESTAF 직원 Amy Hollrah는 연초 3분의 1(33%)까지의 현금 요약 보고서에 대한 철저한 개요를 제공했습니다. 우리는 수익 목표 37%와 지출 32%에 도달했습니다. 회계연도의 3분의 1이 지난 시점에서 좋은 수준입니다. 또한 예측 문서의 첫 번째 반복을 공개했습니다. 이를 통해 모든 예산 소유자가 회계연도 말까지 수익과 지출 예측을 예측(필요한 경우 수정)하기 위한 월별 노력이 시작됩니다.

커뮤니케이션 전략 계획 코호트 Q1 요약
(코호트 멤버 켈리 어네스트에 따르면) Equity Cohort와 유사하게 Comm Cohort는 여전히 작업의 워크숍/대화/연구/이해 단계에 있습니다. 우리 코호트는 회계 연도 초에 팀에 제공된 범위 지정 문서를 처리하고 있습니다. 우리는 팀으로서 문서를 검토했으며 문서의 내용을 구현하는 방법을 이해하기 위한 연구 전략을 설계하는 단계에 있습니다. 우리의 예비 논의 중 일부는 다음과 같습니다. 현재 브랜드와 자산은 어떻게 표현됩니까? 다양한 이해 관계자가 어떻게 인식합니까? 연구를 사용하여 브랜드의 현재 자산을 이해하고 이해 관계자와 청중이 가장 중요하게 여기는 것과 연결하여 이를 기반으로 전략을 개발하기 시작합니다. 현재 자료와 경험을 감사하고 있습니다. 우리는 오늘날 어디에 있습니까? 우리 연구의 첫 번째 단계에는 모든 제품에 대한 브랜드 분석을 수행하는 것이 포함되었으며, 이는 팀에 매우 유용했습니다. 우리는 마케팅 계획을 평가하는 중입니다. 우리는 우리가 매우 긴밀하게 협력하는 브랜드에 대한 내부 커뮤니케이션과 이해가 다양하다는 것을 발견했습니다. 이를 통해 WESTAF에서 의사소통에 관한 자연스러운 대화가 활발히 이루어질 수 있는 여지가 많이 열렸습니다.
팀은 또한 여러 가지 운영상의 어려움을 겪었습니다. 범위 문서를 이해하고 해석하고 우리만의 것으로 만드는 과정은 우리가 타임라인을 어떻게 진행할지 정확히 결정하고, 우리의 이해가 목표와 일치하는지 확인하는 데 있어 느리게 진행되었습니다. 이 과정은 새로운 멤버를 온보딩하고, 코호트를 떠나 코호트에 합류하는 사람에 대한 명확한 의사 소통, 업무에 잘 맞는 리더십 프로세스 수립, 회의 시간 중단(주로 휴일과 눈 오는 날로 인해)과 같은 운영상의 어려움 때문에 힘들었습니다.
Comm Cohort의 미래는 흥미진진합니다. 2분기와 3분기에 우리는 범위 문서 작업을 계속 처리하고 WESTAF와 그 프로젝트의 커뮤니케이션 자산, 과제, 강점에 대한 연구 단계를 계속할 것입니다. 우리는 SAAS 프로그램과 유사한 OKR 계획 프로세스에 참여하여 이러한 목표에 대한 목표와 이니셔티브를 더 잘 이해하기로 제안했습니다. 또한 Comm Cohort는 WESTAF 커뮤니케이션과 문화의 상태에 보다 지역적이고 즉각적인 영향을 미치는 프로젝트에 참여할 것입니다. 제안된 프로젝트는 스탠드업, 소셜 공유 및 기타 모임과 같은 접점을 통해 직원들이 서로 커뮤니티를 구축하는 방법에 초점을 맞추고 평가합니다.

재정 및 행정
지난 주 임원 위원회 회의에 따라 WESTAF는 ZAPP과 CaFE 모두에 대한 시한적 수표 프로세스를 재무 팀에서 처리할 수 있도록 은행 계좌에 두 명의 새로운 서명자를 추가합니다. David와 Chrissy가 할 수 있을 때 도와준 것에 감사드립니다! F&A 팀은 첫 번째 성과 개발 검토를 시작했으며 3월 16일까지 프로세스를 마무리할 예정입니다. 팀이 각 구성원이 집중하고자 하는 목표와 개선 사항에 대해 생각함에 따라 도움이 되는 프로세스였습니다. Plante Moran이 편찬한 990 세무 양식과 FY19 감사는 현재 마무리 중이며 앞으로 몇 달 안에 임원 위원회와 이사회에 공유될 예정입니다.

카페
2월은 CaFE 데모에 있어 저조한 달이었지만, 지난주에 14명의 신규 고객이 왔습니다. 또한 2월에 약 50명의 신규 잠재 고객이 "데모 일정 예약" 양식을 작성했는데, 이는 올해 시작한 Google AdWords 캠페인의 결과일 수 있습니다. 저희 팀은 또한 지난 몇 주 동안 발생한 약 5개의 사소한 버그를 해결하고 있습니다. 새로운 운영 코디네이터인 엘리자 웨더릴은 3월 9일에 WESTAF에서 시작하여 CaFE에 대한 1주일 몰입을 시작할 예정입니다.

씨브이스위트
우리는 커뮤니케이션 전략가인 Common Notice와 성공적이고 매력적인 회의를 가졌고, CVSuite 메시징, 브랜드 스토리, 목적에 대해 브레인스토밍하고 창의적으로 생각하는 데 시간을 보냈습니다. 또한 3월 말에 마감일이 다가오는 Creative Vitality List 캠페인에 열심히 노력하고 있습니다. 우리는 목록에 오른 도시의 연락처에 이메일을 보내 그들의 이야기를 전하는 데 도움이 되는 정보를 요청했습니다. 또한 Specialized Impact Reports를 강조하는 이메일 캠페인을 보냈고 이메일의 링크를 클릭한 사람들에게 후속 조치를 취했습니다. 고객 유지에 몇 가지 장애물에 부딪혔기 때문에 고객, 계약 가치, 갱신하지 않기로 선택한 이유에 대한 이야기를 추적하여 손실된 갱신에 집중하기로 초점을 옮기고 있습니다.

스마트하게 가세요
저희 고객인 North Dakota Arts Council(연간 $10,900)은 GO Smart를 대체할 제품을 찾고 있다고 알려주었지만, 검색이 어렵고 성과가 없다고 했습니다. 그래서 그들은 저희에게 GO Smart를 다른 데이터 제품과 함께 사용하도록 도울 기회를 주었습니다. 저희는 앞으로 몇 주, 몇 달 동안 그들과 긴밀히 협력하여 그들의 요구를 어떻게 충족시킬 수 있는지 알아볼 것입니다. 기술 팀은 관리자 대시보드의 탭을 재정렬하고 간소화하는 개발 티켓에 대한 초기 작업을 완료했습니다. 저희는 차단 및 심층 테스트를 진행 중이며 3/12/20까지 라이브 사이트에 출시하기를 바라고 있습니다.

공공 예술 아카이브
Lori는 CVSuite 데이터 분석가 Trevor와 협력하여 PAA의 클라이언트 온보딩 및 데이터 가져오기 프로세스를 간소화하기 위한 데이터 정리 및 포맷팅의 일부를 스크립팅하고 있습니다. PAA는 캘리포니아주 새크라멘토시와 뉴멕시코주 로스앨러모스 카운티를 위한 두 가지 CMS/쇼케이스 기능 판매를 마무리하기를 바라고 있지만, 예산 회의 일정을 고려하면 두 클라이언트 모두 3월에 계약을 체결할 가능성은 낮습니다. Lori는 주 컬렉션 내 예술 작품에 대한 특별 투어 외에도 주 벽화 컬렉션을 Public Art Archive에 호스팅하기 위해 University of Alabama와 초기 논의를 진행했습니다.

잽
내부 기술팀은 박람회와 축제에서 수상자를 결정하는 데 사용되는 채점 도구인 ZAPP Onsite를 모바일 반응형으로 만들기 위한 업데이트를 완료했습니다. 저희 팀은 이번 주에 테스트를 시작하여 4월 초에 출시할 예정입니다. 2월 29일 기준으로 FY19의 같은 기간에 비해 FY20의 전체 신청 제출 건수가 약 1% 감소했습니다. 이는 매년 약 800건의 신청을 수집하던 주요 고객 한 명을 잃었고(이벤트가 무기한 취소됨) 표준 쇼(정기적으로 500건 이상의 신청을 수집하는 쇼)에 대한 제출 건수가 약간 감소했기 때문일 가능성이 큽니다. 올해는 체크아웃 및 등록 페이지에 로깅을 추가하여 사람들이 ZAPP 계정을 만들거나 신청을 제출하는 것을 궁극적으로 방해하는 추세나 차단 요소를 파악할 것입니다.
이제는 끝입니다!
WESTAF 이사로서 여러분의 모든 노고에 감사드립니다!
언제나 그렇듯이,
신자