Bonjour, membres du conseil d’administration de WESTAF :

Bienvenue dans la première édition bimensuelle de l'exercice 21. Comme vous pouvez le deviner, la plus grande nouvelle des deux dernières semaines a été d'apprendre le départ de Chrissy Deal de WESTAF et son nouveau rôle à la Fondation Bonfils-Stanton. Comme je l'ai mentionné dans mon e-mail du 23 septembre à vous tous avec cette nouvelle, Chrissy n'a pas seulement transformé WESTAF par son leadership au cours de ses sept années au service de l'organisation, plus récemment en tant que directrice de la responsabilité sociale et de l'inclusion, elle a consacré une grande partie de sa carrière à défendre une plus grande représentation des communautés de couleur dans le monde des arts, de la culture et de la philanthropie à but non lucratif au Colorado et au-delà. Le dernier jour de Chrissy à WESTAF est ce vendredi 9 octobre, et vous trouverez quelques détails opérationnels supplémentaires sur cette transition dans sa dernière mise à jour ci-dessous, et nous vous en dirons plus dans les semaines à venir. En attendant, voici les dernières nouvelles de WESTAF :
CHRISTIAN ÉLU AU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE LA NASAA (CG)
Christian est heureux d'annoncer qu'il a été élu au conseil d'administration de la National Assembly of State Arts Agencies (NASAA) pour un mandat débutant en octobre 2020. Christian rejoindra les administrateurs de WESTAF Cyndy Andrus, Karen Hanan et Michael Faison au conseil d'administration de la NASAA. Il est fier et honoré de représenter l'organisation WESTAF, et par extension notre région occidentale ainsi que nos organisations artistiques régionales sœurs (RAO), au conseil d'administration. C'est une étape assez importante pour WESTAF.
TERRITOIRES INSULAIRES DU PACIFIQUE (CG)
La semaine dernière, David et Christian ont rencontré une délégation constituée par la NASAA, qui comprenait les territoires américains de Guam, des îles Mariannes du Nord (CNMI) et de Porto Rico, ainsi que les six RAO, dans le cadre d’une discussion facilitée par la NASAA sur la manière dont les territoires américains peuvent bénéficier plus pleinement du réseau régional de programmes et d’activités, y compris en devenant membres d’une RAO. Dans le cas de WESTAF, ces territoires comprendraient Guam, les Samoa américaines et les CNMI. Vous vous souviendrez peut-être que cette conversation a été brièvement évoquée avec les administrateurs de WESTAF auparavant. David et Christian entament une nouvelle conversation avec les trois territoires insulaires du Pacifique pour explorer plus en détail les opportunités et les défis que pourrait représenter une sorte d’adhésion à la charte IP de WESTAF.
MJ MURDOCK CARITABLE TRUST (CG)
WESTAF a été invité à soumettre une proposition de financement au MJ Murdock Charitable Trust, basé à Vancouver, WA. Nous avons fourni à leur directeur exécutif Steve Moore quatre différents scénarios de financement WESTAF, et nous pensons qu'il est préférable de soumettre cette proposition : Activités de rassemblement, de recherche et de publication axées sur les arts ruraux, l'économie créative, la politique culturelle et la défense des arts. WESTAF mène une variété de projets spéciaux et d'opportunités de développement professionnel pour les agences, les organisations et les professionnels des arts dans les 13 États de l'Ouest. En plus des rassemblements de développement professionnel en 2021, comme notre State Arts Agency Executive Director Forum (janvier) et notre Arts Leadership and Advocacy Seminar (février), notre Leaders of Color Institute et Rural Arts Meeting (tous deux au début du printemps), nous sommes également enthousiasmés par un prochain symposium sur l'économie créative prévu pour septembre 2021. WESTAF a récemment publié un rapport de session Arts + the Rural West, résultat de notre réunion de 2020. Nos travaux de recherche sur les arts ruraux, l’économie créative et la défense des arts pourraient tous être améliorés et accélérés grâce à un financement soigneusement ciblé du Trust.
RÉUNION DES BOT D'OCTOBRE (CG)
La planification de notre deuxième réunion virtuelle des administrateurs se poursuit. Vous pouvez voir notre projet d'ordre du jour se mettre en place ici. La réunion d'octobre est traditionnellement notre réunion annuelle, au cours de laquelle nous examinerons et approuverons le budget de fonctionnement annuel pour l'exercice à venir. De plus, nous aurons une journée de réunions de comité, une orientation des nouveaux membres du conseil d'administration, puis nous serons rejoints par le personnel et les membres de notre EIC pour un atelier axé sur l'équité le 28 octobre. Ensuite, la réunion des administrateurs du 29 octobre sera couronnée par un happy hour Zoom au cours duquel nous dirons un adieu affectueux aux administrateurs sortants Joaquin Herranz, Jr. et Michael Faison. Vous ne voudrez pas le manquer !
ARTX INAUGURAL (CG)
Le Comité de développement a organisé la toute première présentation d'ArtX pour les administrateurs, avec le démographe et statisticien Michael Seman qui a présenté son article, co-écrit avec Richard Florida, Lost Art: Measuring COVID-19's dévastating impact on America's Creative Economy. Tous les participants à la présentation Zoom ont convenu qu'il s'agissait d'une présentation fascinante (bien que dégrisante) et de la conversation qui a suivi. Merci à Karen Hanan, Ann Hudner et à l'ensemble du Comité de développement d'avoir lancé le concept d'ArtX - un excellent complément d'apprentissage professionnel à l'ère du virtuel sans personne pour le conseil d'administration. La session a été enregistrée dans son intégralité et nous veillerons à la distribuer prochainement à nos administrateurs et à notre personnel.
MARKETING ET COMMUNICATION (LH)
Au cas où vous l'auriez manqué, la liste Creative Vitality #2 a été lancée mercredi, juste à temps pour clôturer l'exercice en beauté. L'équipe va bientôt commencer à travailler sur une présentation qui récapitule la portée et l'engagement de la campagne, y compris l'activité sur les réseaux sociaux, les partages avec les partenaires et les succès médiatiques. L'équipe MarComm continue d'apporter des modifications à westaf.org et publiera une toute nouvelle page d'accueil, ainsi qu'une nouvelle page RAO cette semaine. L'équipe est également en pleine planification pour l'exercice 21, travaillant à la finalisation des projets de plans marketing pour CaFE, CVSuite, PAA et GO Smart, sur la base des OKR de l'équipe commerciale, et commencera également bientôt à travailler sur le plan directeur de communication, qui couvre les plans de communication et de distribution des programmes et services des divisions SRI et AAP, ainsi que les communications régulières de WESTAF, y compris le nouveau WESTAF Now. L'équipe travaille actuellement avec un fournisseur d'impression pour produire une petite série du rapport de session du séminaire Arts + the Rural West, alors n'hésitez pas à envoyer un e-mail à Leah si vous souhaitez une copie papier. Enfin, le personnel de WESTAF a pu participer à une autre séance de narration avec Common Notice explorant les principes directeurs de WESTAF, la deuxième d'une série de cinq.
FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
Bienvenue dans l’exercice 2021 ! Bien que nous soyons déjà entrés dans la nouvelle année, le budget de l’exercice 2021 a été approuvé par le comité exécutif en septembre et sera examiné par l’ensemble du conseil d’administration lors de la réunion d’octobre. Tout au long des mois d’octobre et de novembre, Becky, Lauren et Amy changent de cap pour se concentrer sur la clôture de l’année précédente et se préparer à l’audit. Le travail sur le terrain de l’audit a généralement lieu les deux premières semaines de décembre. La bonne nouvelle est que, comme il y a plus d’ajustements de comptabilité d’exercice chaque mois, la préparation de fin d’année est moins intense que les années précédentes ! Becca met à jour le système de paie avec les nouveaux taux de rémunération et d’avantages sociaux pour l’exercice 2021 et compile les affectations de personnel de fin d’année sur chaque projet. L’équipe de direction a été formée au nouvel outil de gestion et de rétroaction appelé Insights. Cela permettra de garantir que tous les objectifs du personnel sont directement liés au plan stratégique. Cela crée également une structure permettant aux gestionnaires de fournir des commentaires clairs et cohérents à leurs équipes, ainsi que de recueillir les commentaires des autres membres du personnel ! Une fois que l'équipe de direction aura travaillé avec l'outil pendant quelques semaines, tout le personnel à temps plein sera formé à son utilisation et il sera entièrement mis en œuvre dans les deux prochains mois. Une mise à jour sur le programme de protection des chèques de paie : USBank a approuvé la demande de remise de prêt de WESTAF et la Small Business Administration a maintenant 90 jours pour l'examiner et l'approuver. Nous avons toutes les raisons de penser que notre prêt sera pardonné, mais il semble que cela se produira officiellement au cours de l'exercice 21.
PANEL DE PLAIDOYER AVEC LE CO-PRÉSIDENT DE WAAN, ORCHESTRA LEAGUE ET NIVA À LA CONFÉRENCE ARTS MIDWEST + WESTERN ARTS ALLIANCE (DH)
David a été invité à élaborer et à modérer un panel sur le thème « Un plaidoyer populaire opportun et puissant » dans le cadre de la conférence virtuelle conjointe Arts Midwest + WAA sur les arts du spectacle « Meeting the Moment. Together ». Le panel comprend Julie Baker, coprésidente de WAAN et directrice exécutive de California Arts Advocates ; Heather Noonan, vice-présidente du plaidoyer, League of American Orchestras et coordinatrice de la Cultural Advocacy Coalition ; et Hal Real, fondateur et président de World Cafe Live, président du conseil d'administration de la Mid Atlantic Arts Foundation et membre du conseil d'administration de la National Independent Venue Association (NIVA). Le panel explore les leçons apprises sur le plaidoyer artistique populaire pendant la pandémie, l'efficacité et l'impact du plaidoyer artistique en ces temps, et le rôle croissant du secteur commercial dans le plaidoyer artistique. Le panel préenregistré, ainsi qu'une séance de questions-réponses virtuelle en temps réel, seront diffusés le mercredi 7 octobre de 11h00 à 12h00, heure des Rocheuses, pour les participants à la conférence.
PROJET D'ÉCONOMIE CRÉATIVE ET DE RELANCE EN COURS AVEC LA NASAA ET L'INSTITUT DE POLITIQUE PUBLIQUE DE L'UNIVERSITÉ DE L'INDIANA (DH)
La phase de planification et de développement du projet de recherche sur l'économie créative et la relance avec la National Assembly of State Arts Agencies (NASAA) et l'Indiana University Public Policy Institute (IUPUI) est terminée, et l'équipe CVSuite est prête à entrer dans la phase de recherche au cours de laquelle nous effectuerons une analyse des données et une série d'entretiens pour développer le contenu des études de cas sur l'économie créative et la relance. Des études de cas de 15 États seront élaborées (12 par WESTAF et 3 par IUPUI), et les États actuellement sélectionnés sont Hawaï, l'Arizona, Washington, la Louisiane, le Tennessee, la Géorgie, le Massachusetts, le Vermont, le Maryland, la Virginie-Occidentale, l'Oklahoma, l'Arkansas, le Nebraska, le Dakota du Nord et le Minnesota.
BRIEFINGS POUR LES ÉTATS ET LES ORGANISATIONS ARTISTIQUES RÉGIONALES PARTENAIRES SUR LES ARTS ET LA SOCIÉTÉ (DH)
Le California Arts Council a demandé un autre projet d’assistance technique axé sur l’exploration de modèles de soutien aux initiatives artistiques et de santé mentale dans les communautés rurales, qui est actuellement en cours d’élaboration. L’AAP a également produit un briefing à l’intention des dirigeants de WESTAF et des autres organisations artistiques régionales (RAO) qui présente les conclusions d’une série d’entretiens menés avec des dirigeants artistiques aux niveaux régional et national pour recueillir des informations et tester et recueillir des commentaires sur une éventuelle initiative nationale artistique et communautaire envisagée par les RAO. 
RETRAITE SUR LES ALLIANCES, LE PLAIDOYER ET LES POLITIQUES PUBLIQUES (DH)
Laurel et David se sont rencontrés virtuellement le 28 septembre pour une retraite de la division APP afin de discuter de la stratégie et de la planification de l'exercice 21 et de réfléchir de manière créative à de nouvelles façons d'impliquer les principales parties prenantes, d'améliorer les processus et de travailler avec d'autres équipes WESTAF pour faire avancer la mission de l'organisation. 
PLAN STRATÉGIQUE (NS)
La cohorte des politiques et ses assistants techniques ont tenu leur première réunion. La cohorte et les assistants techniques ont passé du temps à se présenter et à mieux se connaître, avant de passer à des sujets tels que la portée du travail que la cohorte a entrepris depuis sa création, ainsi que les trois domaines clés sur lesquels elle se concentre actuellement. La cohorte a également donné des informations générales sur le projet Stories of Resilience sur lequel elle a travaillé, ajoutant que les documents pour les 23 histoires avaient été compilés et que la cohorte travaillait avec l'équipe de marketing et de communication pour préparer le projet à être partagé sur le site Web de WESTAF. La cohorte des communications s'est réunie pour réfléchir aux sujets qu'elle souhaitait aborder lors de sa première réunion avec ses assistants techniques qui aurait lieu le 5 octobre. Qu'il s'agisse d'une mise à jour du document de cadrage ou d'un guide des OKR et des initiatives prioritaires de la cohorte, la cohorte espère réfléchir aux moyens d'intégrer les assistants techniques dans ce processus et aux meilleures façons d'utiliser leur expertise. 
SOUTH ARTS ELC : PARTICIPANTS SÉLECTIONNÉS ET DATES FIXÉES (CD)
Le partenariat de WESTAF avec South Arts pour leur programme inaugural Emerging Leaders of Color (ELC) a franchi une étape importante la semaine dernière. Madalena Salazar a dirigé le processus de sélection des participants à l'ELC de South Arts, qui impliquait Salvador Acevedo, membre du corps professoral d'ELC, et deux collègues de South Arts. Parmi environ 100 candidats, des invitations seront envoyées à 12 personnes de l'Alabama (2), de la Géorgie (1), du Kentucky (2), de la Louisiane (1), du Mississippi (1), de la Caroline du Nord (2), de la Caroline du Sud (2) et du Tennessee (1) la première semaine d'octobre. Le programme virtuel s'étendra sur 3 jours - les 3, 4 et 9 décembre 2020 - et comportera des conférences et des éléments interactifs et sociaux. Nous ne manquerons pas de partager des détails supplémentaires sur les participants, l'ordre du jour et les professeurs/présentateurs invités dans les semaines à venir.
SÉRIE ARTS À TRAVERS L'AMÉRIQUE DU CENTRE KENNEDY (CD)
Juste un petit rappel amical pour prendre votre dose quotidienne d'arts du spectacle dans le confort de votre chaise de bureau grâce à la série Arts Across America du Kennedy Center, qui se poursuit en décembre. Les États de la région WESTAF sont généralement présentés le vendredi, bien que nous ayons également bénéficié de quelques jours supplémentaires en raison de notre taille. Un grand merci à Lani Morris, qui s'efforce d'obtenir des fonds supplémentaires du National Endowment for the Arts pour des organisations présentées comme le Western Folklife Center au Nevada, Out North en Alaska, Youth on Record au Colorado, Pasifika First Fridays et Nurture the Creative Mind dans l'Utah, et l'Asian Pacific American Network de l'Oregon.
TRANSITION DU LEADERSHIP ISR (CD)
Chrissy Deal a travaillé en collaboration avec David Holland, Madalena Salazar et Lani Morris pour assurer une transition en douceur après son départ le 9 octobre. Chrissy a prévu plusieurs réunions avec l'équipe au cours de sa dernière semaine pour examiner les projets et engagements en cours et répondre à toutes les questions concernant le travail lié au SRI. Elle s'est également engagée à soutenir Madalena et David dans le cadre du Fonds régional de résilience artistique de la WESTAF jusqu'à la mi-octobre sur la base d'un contrat à durée déterminée.
AFFAIRES GÉNÉRALES (SL)
Nous avons soumis une demande de subvention Imagine d'Amazon Web Services (AWS), qui, si elle est reçue, fournirait $100 000 de financement sans restriction et $100 000 de crédits promotionnels AWS. La récompense compensera nos dépenses pour nos cinq plateformes SaaS hébergées sur le cloud AWS. Nous pensons également que le financement supplémentaire soutiendrait notre travail continu d'amélioration de chaque gamme de produits en prévision du marché post-pandémie sans avoir à augmenter les prix pour nos clients. Les notifications d'attribution des subventions seront annoncées en novembre. Souhaitez-nous bonne chance ! 
CAFÉ (RV)
L'équipe CaFE a mis au point un troisième niveau de tarification pour les clients tels que les entités gouvernementales qui ont besoin d'un tarif fixe. Pour un coût forfaitaire de $5,800, les organisations peuvent émettre jusqu'à cinq appels au cours d'une période annuelle. Le coût est tout compris (installation, appel et frais de gros par application). L'État du New Jersey est le premier client à bénéficier de cette nouvelle tarification. Le nouveau centre d'aide pour les administrateurs a été lancé le 1er octobre et les administrateurs peuvent désormais rechercher plus facilement de l'aide par sujet dans une interface dynamique.
CVSUITE (KE)
CVSuite a lancé la dernière campagne Creative Vitality List, The Top 10 Music Cities You Need to Know About. La campagne a suscité beaucoup d'intérêt, notamment celui de Music Cities Together, une initiative réunissant les économies musicales des villes des États-Unis pour comprendre les initiatives politiques et la stratégie en matière de données. L'équipe CVS a été invitée à présenter la campagne lors de son webinaire en direct le vendredi 2 octobre. Nous avons également négocié un coût total inférieur pour le contrat 2020-2023 avec notre fournisseur de données Emsi. Trevor a commencé les préparatifs de la mise à jour des données 2020.3 avec une date cible de début ou de mi-décembre. 
GO SMART (JG)
Jessica a travaillé avec plusieurs clients pour accélérer le plus grand nombre possible de paiements GO Smart en attente au cours de la dernière semaine de septembre, mais plus de $30 000 de paiements de l'exercice 2020 arriveront au cours de l'exercice 2021, comme c'est le cas la plupart des années. Les clients continuent d'ajouter des programmes COVID, augmentant nos revenus inattendus. L'équipe technique travaille toujours sur les modaux d'explication HTML/PDF mentionnés dans la dernière mise à jour, et a également commencé une amélioration très intéressante des outils d'échantillons de travail. Cette amélioration permettra aux candidats de revenir plus facilement aux candidatures à partir de leur banque de médias et mettra à jour le vocabulaire obsolète qui entoure ces outils. Par exemple, l'utilisation de « échantillons de travail » et de « banque » sera remplacée par « médias » et « bibliothèque » pour nous aligner davantage sur les normes du secteur. 
ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
Lori a tenu des réunions avec le groupe de planification culturelle (groupe de conseil en arts et culture publics) et la ville de Glendale, en Arizona, pour discuter des ventes potentielles de produits et services de PAA et a finalisé le processus de vente et de contractualisation avec la ville d'Alexandria, en Virginie. PAA attend de savoir si le comté de Los Alamos a décidé d'utiliser PAA comme CMS et point d'accès public également. Nous travaillerons avec un nouveau développeur sur les portails d'accès public, qui seront déterminés par le directeur de la technologie dans les semaines à venir.
ZAPP (CV)
ZAPP a traité 38 renouvellements de contrats au mois de septembre, le plus haut niveau depuis janvier. De nombreux clients ont manifesté leur intérêt pour le renouvellement, ce qui est un signe prometteur, même si nous nous attendons à ce que les délais soient retardés à mesure que les événements détermineront la faisabilité de l'organisation d'un événement en 2021. Nous avons terminé l'année avec 2% de clients en moins et 3% de spectacles en moins, des chiffres qui pourraient augmenter à mesure que nous nous rapprochons de 2021. La plupart des événements qui ont cessé d'utiliser ZAPP l'ont fait en raison de l'impact de la COVID-19. Nous avons également clôturé l'exercice avec environ 21% de soumissions d'artistes en moins et une augmentation de plus de 2 000% de remboursements que nous avons traités via ZAPP par rapport à l'exercice 19. 

Respectueusement soumis,

chrétien