Bonjour, membres du Conseil d’administration de WESTAF :

Le bimensuel vous parviendra un peu plus tard cette quinzaine, car je reviens juste de vacances. Vous avez peut-être remarqué que ces bimensuels ont récemment commencé à inclure de nombreuses contributions enrichissantes de l'équipe de ressources de leadership de WESTAF (LRT) et celui-ci ne fait pas exception. À noter quelques excellentes mises à jour de SRI (Chrissy Deal), Technology (Adam Sestokas) et Public Policy (David Holland), en plus d'autres excellentes mises à jour de Seyan Lucero, Christina Villa et de nos chefs de produit. Merci à tous. Passons à l'action :
DERNIÈRES NOUVELLES SUR LE TRAVAIL À DOMICILE (CG)
Comme vous vous en souvenez peut-être, le 6 juillet était notre prochaine date potentielle pour activer notre plan de retour au bureau en cinq phases. Sur la base des tendances nationales actuelles et d'une récente augmentation des nouveaux cas de coronavirus au Colorado, nous allons une fois de plus repousser les objectifs plus loin dans l'été et poursuivre notre environnement de bureau virtuel comme nous le faisons depuis mars. Il y a tout simplement trop d'incertitude avec cette pandémie et cela a un impact négatif sur notre volonté de retourner au bureau. Nous réexaminerons nos options une fois de plus vers la fête du Travail. Soyez prudents, tout le monde. Toute l'équipe de WESTAF sera informée de cette dernière mise à jour aujourd'hui, le 1er juillet.
RÉUNION DU COMITÉ EXÉCUTIF LA SEMAINE DERNIÈRE (CG)
Mercredi dernier, le 24 juin, le comité exécutif de WESTAF s'est réuni pour son contrôle mensuel. Nous avons fait le point avec le comité sur le rapport récapitulatif de trésorerie de mai et les projections de mai (plus ci-dessous), le projet de politique de rémunération actuellement en cours d'élaboration et l'état d'avancement de notre processus actuel de gestion des performances. Le comité a été informé du dernier plan de travail à domicile de l'organisation (ci-dessus). Le comité a également approuvé les fonds de subvention TourWest et WESTAF CARES pour la région (plus d'informations à ce sujet ci-dessous). Le secrétaire et le président du comité de développement ont également informé le groupe de certaines révisions du mandat des administrateurs, et le vice-président et le président de l'EIC ont également fait rapport sur une réunion avec la cohorte de planification stratégique Equity pour s'assurer que les deux groupes sont en phase avec nos priorités d'équité et d'inclusion à l'avenir. Les 25 dernières minutes de la réunion ont été réservées à Christina Villa et à un récapitulatif de la réunion de printemps des partenaires de ZAPP. Cette présentation complète et informative a couvert l'impact particulier de ZAPP sur COVID depuis mars et nos hypothèses concernant notre plus grande activité génératrice de revenus alors que nous entamons la planification budgétaire pour l'exercice 21.
RAPPORT SOMMAIRE DE LA TRÉSORERIE DE MAI ET PROJECTIONS DE JUIN (CG, AH)
Ces rapports financiers ont été présentés au Comité exécutif le 24 juin. Veuillez noter que ces documents sont confidentiels et ne doivent pas être partagés en externe. Tout d'abord, les projections de juin. Comme vous vous en souviendrez, il s'agit de la meilleure estimation de chaque gestionnaire de budget quant à notre situation à la fin de l'exercice 20, le 30 septembre par rapport aux objectifs de revenus et de dépenses que nous avons fixés au début de l'exercice 20. Il convient de noter ici que nos responsables commerciaux SaaS ont ajouté un montant net de $55,5K à leurs projections d'entrées par rapport au mois précédent, en raison d'une légère hausse de l'activité commerciale, en particulier dans l'activité CaFE. Ensuite, le résumé de trésorerie de mai. Il s'agit d'un instantané de notre situation de trésorerie se terminant le 31 mai. Le mémo financier de mai accompagne le résumé de trésorerie pour fournir des notes explicatives. Les données financières sont légèrement plus complexes en raison de l'afflux de liquidités pour le programme de subventions Mellon et le programme de protection des chèques de paie (PPP) - que nous avons tous deux reçus en mai. Nous appliquerons les fonds du PPP à notre masse salariale et à notre loyer en mai, juin et juillet, et Chrissy et son équipe élaborent un plan pour octroyer les fonds Mellon au cours du prochain exercice et peut-être en partie au cours de cet exercice. Dans l'ensemble, la situation financière de WESTAF est solide, avec relativement peu de nouvelles dépenses. Depuis le début de la pandémie, nous avons connu une réduction significative des dépenses globales grâce à la surveillance et à la planification judicieuses de nos gestionnaires de budget. Nous sommes en train d'établir le budget de l'exercice 21 (qui commence le 1er octobre) et nous prévoyons d'avoir un budget serré l'année prochaine. Le fait d'avoir un excédent de trésorerie cette année nous aidera donc dans cette planification.
LE COMITÉ EXÉCUTIF APPROUVE UNE SUBVENTION COMBINÉE DE 144 000 000 THB POUR TOURWEST ET WESTAF CARES POUR LA RÉGION (CD)
Le 24 juin, le comité exécutif de la WESTAF a approuvé les recommandations de subvention de TourWest, qui entame sa troisième décennie. En un mois, le comité de sélection de TourWest, composé de 7 professionnels des arts du spectacle ayant une expérience dans la région des 13 États, a évalué 251 candidatures éligibles et en a recommandé 236 pour un financement total de $504 330. Comme vous vous en souvenez peut-être, notre équipe TourWest est en transition avec Chrissy Deal et Lani Morris à la barre après plus d'une décennie de direction par Seyan Lucero. Lani a habilement navigué dans les nombreux rebondissements du processus de cette année (en raison de la COVID-19) et continue d'apprendre et de diriger aux côtés de Seyan alors qu'elle transmet ses connaissances de ce programme WESTAF essentiel. L'annonce officielle sera faite début juillet. Chrissy ou Lani se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions. En plus des subventions de TourWest, le Comité exécutif a approuvé le financement du WESTAF CARES Relief Fund, le programme de subventions compétitif qui fournit un soutien opérationnel général aux organisations artistiques et culturelles de l'Ouest touchées par la pandémie de COVID-19. Avec l'aide de 14 dirigeants des arts et de la culture de la région des 13 États qui ont servi de membres du jury de subventions, WESTAF a évalué les 441 demandes reçues entre le 6 et le 11 mai 2020. Les membres du jury se sont réunis entre le 15 et le 17 juin dans quatre panels distincts pour discuter des demandes et offrir des conseils au personnel de WESTAF pour déterminer les recommandations de financement. Chrissy Deal, David Holland et la consultante en subventions CARES Madalena Salazar, après cinq heures de discussion et de délibération, ont identifié 45 organisations à recommander pour un financement pour un total de $829 500. Les facteurs pris en compte par le personnel, au-delà de l'évaluation des membres du jury et des notes basées sur des critères établis, qui ont éclairé davantage les recommandations comprennent la représentation géographique, le budget de l'organisation, la taille de la population de l'État et la diversité des communautés et des formes d'art sous-représentées. Il s'agissait d'un effort d'équipe monumental, avec le soutien de plusieurs départements et divisions pendant plus de 2 mois, un fait dont Chrissy et son équipe sont très reconnaissantes. Attendez-vous à la notification officielle des lauréats avant le 4 juillet, jour férié. Les récompenses seront distribuées dans les 30 jours suivant la réception d'un accord signé et de relevés financiers supplémentaires. N'hésitez pas à contacter Chrissy ou Madalena pour toute question. 
ACCUEILLONS DE RETOUR UN VISAGE FAMILIER EN MATIÈRE DE RESPONSABILITÉ SOCIALE ET D'INCLUSION — MADALENA SALAZAR (CD)
Chrissy est ravie de partager la nouvelle que Madalena Salazar rejoindra à nouveau WESTAF en tant qu'employée à temps plein à compter du 1er juillet. Depuis son déménagement à Albuquerque, au Nouveau-Mexique, en janvier 2019, Madalena a maintenu une présence importante au sein de l'équipe SRI en tant que consultante sur TourWest, notre programmation Leaders of Color et nos efforts croissants d'octroi de subventions, entre autres projets de longue date. En tant que responsable de programme basée à Albuquerque, elle continuera de faire progresser et d'élargir notre travail avec le réseau Leaders of Color et, plus immédiatement, de coordonner les efforts du programme Mellon/WESTAF Regional Arts Resilience Fund et l'allocation des fonds de la loi CARES aux îles Mariannes du Nord. L'équipe SRI est impatiente de s'appuyer sur son expertise en matière d'équité et d'inclusion en tant que membre du personnel alors que nous nous engageons dans notre travail d'équité de manière plus intentionnelle avec l'ensemble du personnel dans les mois à venir.
FONDS DE RÉSILIENCE ARTISTIQUE RÉGIONAL WESTAF (PROGRAMME DE RÉOCCUPATION DE LA FONDATION MELLON) (CD)
Alors que TourWest et CARES passent à la phase suivante, l'équipe du SRI prendra une grande respiration et se concentrera sur le développement du Fonds régional de résilience artistique de WESTAF. Le fonds est une autre opportunité, tout comme WESTAF CARES, de vivre ses valeurs et d'orienter les ressources vers les communautés historiquement sous-représentées d'une manière qui entraîne un changement quantifiable et systémique. Le Fonds régional de résilience artistique de WESTAF cherchera à soutenir les organisations dirigées par et/ou servant principalement des personnes issues de communautés historiquement marginalisées et sous-financées qui s'identifient comme : Noirs, autochtones, personnes de couleur (BIPOC) ; à faible revenu, personnes handicapées, LGBTQIA+ ; et/ou zones rurales et éloignées. Des directives supplémentaires, qui comprendront un processus de nomination par les pairs ou par les pairs et des recommandations de conseillers régionaux de toute la région occidentale, seront disponibles en juillet. Les conseillers seront des leaders artistiques possédant une connaissance approfondie du domaine, y compris la meilleure façon de représenter et de soutenir les communautés susmentionnées. Certaines organisations seront invitées à postuler. Vous pouvez vous attendre à en savoir plus sur cette opportunité dans les semaines à venir. 
LA DIVISION DES ARTS ET DES MUSÉES DE L'UTAH REÇOIT 144,9 MILLIONS DE FONDS D'AIDE DE L'ÉTAT POUR LES ARTS ET LA CULTURE (DH)
La Division des arts et des musées de l'Utah a récemment reçu $9M de fonds de l'État au titre de la loi CARES, dans le cadre d'un ensemble plus vaste de mesures de soutien à la communauté artistique et culturelle décrit dans le projet de loi HB5010, qui a récemment été adopté par l'Assemblée législative de l'Utah et a été promulgué par le gouverneur Gary Herbert. Félicitations à Vicki Bourns, administratrice de WESTAF, à Crystal Young-Otterstrom, membre de WAAN et directrice exécutive de l'Utah Cultural Alliance, ainsi qu'aux défenseurs de l'Utah pour cette réalisation importante en ces temps difficiles. C'est le premier exemple de ce type dont nous avons connaissance dans la région où des fonds de secours de l'État sont destinés à soutenir des programmes artistiques et culturels. 
ACTUALITÉS SUR LA DÉFENSE DES ARTS DE L'ÉTAT (DH)
Au cours des derniers mois, WESTAF a engagé des discussions continues avec des agences artistiques d’État et des organisations de défense des arts dans quatre États de la région WESTAF (Arizona, Colorado, Nevada et Wyoming) au sujet de sessions législatives spéciales et de pressions à la baisse sur les budgets des États qui pourraient affecter de manière aiguë les budgets des agences artistiques d’État dans ces États. WESTAF a aidé ces États à développer des stratégies de plaidoyer et a déployé des fonds supplémentaires à certains de nos partenaires de défense des arts d’État (Arts for Colorado, Arizona Citizens for the Arts et Wyoming Arts Alliance jusqu’à présent) pour soutenir un engagement accru avec les lobbyistes et d’autres tactiques et stratégies visant à relever ces défis (en réorientant les fonds au sein du budget des alliances). Ces efforts sont susceptibles de s’étendre à d’autres États dans les mois à venir. WESTAF conseille également certains États sur la transition vers de nouvelles relations avec les lobbyistes alors qu’ils planifient la prochaine session législative. Parallèlement à la création de WAAN, ces efforts font partie de notre engagement à répondre aux besoins de nos électeurs dans toute la région. 
COLLABORATION DE WESTAF AVEC L'ASSEMBLÉE NATIONALE DES AGENCES ARTISTIQUES DE L'ÉTAT (DH)
La WESTAF poursuit ses discussions avec la NASAA au sujet d’une éventuelle collaboration de recherche, et David a récemment été invité par la NASAA à rejoindre un groupe consultatif qui examinera de nouvelles stratégies de communication de plaidoyer destinées aux décideurs politiques de tout le spectre politique. Ce travail sensible est particulièrement important dans une année d’élection présidentielle et est vital pour les agences artistiques d’État de notre région et du pays où les réalités politiques sont très différentes.
LES RAO EN DISCUSSION AVEC LE CENTRE KENNEDY SUR LE PARTENARIAT « ARTS ACROSS AMERICA » (DH)
Christian et David, ainsi que d'autres représentants de RAO, ont discuté avec le Kennedy Center d'une proposition de collaboration avec les RAO sur un programme « Arts Across America » qui impliquerait des artistes et des praticiens culturels de tout le pays dans 20 semaines de programmation virtuelle diffusée sur les réseaux sociaux impliquant tous les États et juridictions des États-Unis. À mesure que les plans seront mieux définis, ce travail sera dirigé par l'équipe Responsabilité sociale et inclusion et impliquera l'engagement des réseaux d'arts du spectacle de WESTAF par l'intermédiaire de TourWest et SAAPAD. Le Kennedy Center organisera et gérera le projet en utilisant les recommandations reçues des RAO et de leurs réseaux.
DIFFUSION DES RÉSULTATS DE L'ENQUÊTE SUR L'IMPACT DES ARTS DANS LE CADRE DE LA COVID-19 (DH)
Les analyses des États des résultats de l'enquête WESTAF COVID-19 Arts Impact Survey ont été partagées avec Arizona Citizens for the Arts, Nevada Arts Council, Idaho Commission on the Arts, Wyoming Arts Council et Wyoming Arts Alliance, ainsi qu'un groupe de travail du gouverneur qui examine les arts en cours de reprise dans le Montana. Les analyses des données au niveau des États se poursuivent en mettant l'accent sur les États dans lesquels aucune enquête majeure n'a été menée au niveau de l'État. Dans le billet de blog CVSuite de ce mois-ci, Samantha Ortega établit le lien entre l'enquête COVID 19 Arts Impact Survey de WESTAF et les rapports CVSuite COVID 19 Impact en discutant de l'impact de COVID 19 sur l'économie créative de la région. 
FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
Becca a lancé un nouveau système de suivi du temps qui est connecté à notre paie en ligne. Au lieu d'utiliser Google Docs pour suivre les programmes sur lesquels le personnel a passé son temps et de suivre les heures de travail du personnel non exonéré, ce système sera automatisé et disposera d'un flux de travail d'approbation. Ce système augmentera l'efficacité de l'équipe F&A et du reste du personnel. Amy et Becky ont assisté au webinaire annuel de révision comptable présenté par notre cabinet d'audit pour s'assurer que WESTAF reste au courant de l'évolution des règles comptables et qu'il existe de nombreuses mises à jour qui s'appliquent aux opérations de WESTAF. Amy a travaillé avec Christian et Becca sur la rédaction d'une politique de rémunération, qui a récemment été examinée par le Conseil des employeurs et sera ensuite partagée avec l'équipe de direction, la cohorte d'équité et le comité exécutif, puis fera l'objet d'un examen juridique final par le Conseil des employeurs. Il n'y a pas beaucoup de modèles auxquels on peut se référer : il s'agit d'un nouveau processus pour toutes les personnes impliquées, mais c'est un projet passionnant pour assurer une plus grande transparence concernant la rémunération du personnel. Dans le cadre de ce travail, le processus de développement des performances de WESTAF est en cours de révision afin de mieux soutenir la nouvelle politique de rémunération. La première ébauche du budget de WESTAF doit être bientôt soumise par les chefs de projet. L'équipe de direction examinera et ajustera ensuite le projet début juillet pour créer une deuxième ébauche.
TECHNOLOGIE ET INNOVATION (AS, CG)
Il était prévu dans la feuille de route technologique d'ajouter des ressources supplémentaires à l'équipe et de commencer à exploiter pleinement le potentiel de croissance technique de WESTAF. C'était le plan en janvier, puis à nouveau en juin. Cependant, compte tenu des incertitudes qui prévalent, nous n'allons pas nous engager à embaucher du personnel salarié supplémentaire pour soutenir les priorités technologiques pour le moment. L'équipe technologique continuera plutôt à s'appuyer sur les fournisseurs actuels tout en augmentant leur concentration et en plafonnant les dépenses à un niveau qui offre une certaine valeur de remplacement à WESTAF. Si nous gardons nos fournisseurs concentrés, productifs et orientés client et valeur, ils continueront à soutenir WESTAF. L'équipe interne travaillera à la maîtrise et à la croissance de nos produits GO Smart et Public Art Archive avec une assistance externe très limitée, en aidant à la création de produits de grande envergure sur ZAPP et CaFE tout en maintenant une connaissance approfondie de notre infrastructure et de nos bases de code. Comme toujours, Adam fournit des conseils techniques et la gouvernance de l'ensemble de notre infrastructure cloud, de nos bases de code, de notre réseau et de notre matériel. Pour une équipe de trois personnes, il s'agit toujours d'une entreprise de grande envergure qui fonctionne dans le cadre de nos capacités actuelles, même si l'équipe technologique a fait de grands progrès et des progrès constants. Les plus grands défis du mois dernier ont été liés à certaines relations avec les fournisseurs, au manque de documentation et au multitâche trop difficile. Nous devons accepter ce que peuvent être notre nouveau rythme et nos nouveaux engagements, rester dans des objectifs de travail durables et tirer parti d'une approche axée sur l'équipe. Ces deux derniers mois ont été marqués par plus de programmation entre pairs que les cinq derniers mois passés ensemble. De nombreuses mains rendent le travail plus facile, et de nombreux esprits aussi. Notre travail principal a été lié à : la maîtrise des rapports à valeur ajoutée et de l'automatisation pour les archives d'art public ; la refonte et la planification du redéveloppement du portail administratif CaFE ; la collaboration avec BRI pour automatiser notre processus de déploiement ; le traitement, l'investigation et la résolution des problèmes de sécurité pour nos applications ; la mise à jour de notre système financier d'un écosystème de 2009 à 2019, et les améliorations de ZAPP et GO Smart. La prochaine étape consiste à mettre à jour notre système téléphonique (10 ans) ; notre infrastructure réseau (4 à 5 ans) ; les mises à jour liées à la sécurité ; les problèmes de dette technique qui entraîneraient une obsolescence technologique ; la mise à jour du cadre de CVSuite (5 ans) ; et les fonctionnalités principales de GO Smart (à l'exclusion des panneaux). D'autres actions de dépannage et de réaction au quotidien occupent environ 35% du temps de l'équipe.   
AFFAIRES GÉNÉRALES (SL, CV)
Les équipes de produits SaaS ont finalisé leurs OKR (objectifs et résultats clés) pour l'exercice 21. Ces OKR ont décrit les impacts sur les budgets de technologie, de marketing et d'exploitation commerciale de chaque produit. Le budget de l'exercice 21 sera établi en tenant compte des OKR, tout en conservant les opérations actuelles des entreprises. Les équipes commerciales finalisent la première version des budgets SaaS de l'exercice 21 et finalisent le burn down de mi-année pour les dépenses de l'exercice 20. 
CAFÉ (RV, CV)
CaFE clôturera le mois de juin avec neuf nouveaux clients (trois autres sont en préparation !), atteignant ou dépassant les nouvelles inscriptions de juin dernier. Les soumissions de candidatures sont en baisse de 17% cette année et la mise en place de nouveaux appels est en baisse de 49% pour mai-juin par rapport à la même période de l'exercice 19. Nous souhaitons mettre en avant deux de nos nouveaux clients récents, African American Visual Artists Guild (AAVAG) et Leroy Allen Fine Art. AAVAG est une organisation 501(c)(3) basée dans l'Ohio qui recherche des œuvres d'art d'artistes d'origine africaine, et Leroy Allen est une société de conseil en art basée au Kansas et appartenant à des Noirs qui recherche des œuvres d'art pour un développement de maisons urbaines locales. CaFE a également deux vidéos présentées sur la page WESTAF de l'AFTA virtual con.
CVSUITE (KE, SL)
CVSuite et Public Art Archive ont été les produits technologiques mis en avant lors de la convention virtuelle de l'AFTA en juin. Les supports qui seront hébergés lors de la conférence virtuelle de l'AFTA combinaient les graphiques PAA et CVS. Nous avons également créé une page de vente WESTAF pour ces deux produits qui peut être distribuée via la publicité de l'AFTA. Lori et Kelly ont toutes deux assisté à la conférence virtuelle et ont animé la discussion virtuelle sur le stand. La campagne COVID-19 Impact Reports a envoyé une réponse de suivi aux clients potentiels, avec un taux d'ouverture de 70% et un taux de clic de 30%. Les renouvellements de comptes et les ventes continuent d'être stables. Nous avons un certain nombre de comptes qui ont terminé le processus de vente et attendent le paiement avec des communications de suivi prévues pour la semaine prochaine. La semaine dernière, Trevor a terminé de développer plusieurs options différentes pour la liste Creative Vitality, dont notre équipe discutera à la fin du mois. 
GO SMART (JG)
GO Smart compte trois clients importants dont le renouvellement est prévu le 1er juillet et qui ont demandé un délai supplémentaire pour se regrouper après la COVID. Parmi les trois, Santa Fe Arts & Culture a renouvelé pour une année supplémentaire mais doit réduire sa programmation. Le North Dakota Arts Council a choisi de ne pas renouveler son contrat 2020-2021 mais paiera deux mois de service supplémentaires pendant qu'il collecte ses données et termine ses rapports finaux. Jessica s'entretiendra avec le directeur exécutif du Arts Council of Anne Arundel County au début de la semaine prochaine. La Pendleton Foundation a demandé qu'une démonstration vidéo soit partagée avec son conseil d'administration, ce qui est un bon signe qu'elle soit considérée de manière plus réaliste. Ben crée un plan de site complet pour tous les portails GO Smart qui serviront aux développeurs existants et nouveaux. 
ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
PAA, avec CVSuite, était un produit technologique phare de la convention virtuelle de l'AFTA en juin. L'équipe marketing a établi des objectifs d'engagement numérique pour générer du trafic vers la page des produits et services de PAA sur le site Web de PAA. Des supports ont été hébergés dans le stand d'exposition virtuel et distribués aux participants inscrits. Nous avons également créé une page de vente WESTAF pour PAA et CVS qui peut être distribuée via la publicité de l'AFTA. Comme indiqué ci-dessus, Lori et Kelly ont assisté à la conférence virtuelle et ont animé le chat du stand virtuel. PAA termine le processus de contractualisation avec son nouveau client, le Bureau des arts et de la culture de la ville de Sacramento - l'entité s'abonnera à la fois aux produits CMS et Showcase. Bien que les ventes et les renouvellements soient cohérents, il y a un retard dans l'argent reçu des clients du troisième trimestre qui se reflétera dans les revenus du quatrième trimestre.
ZAPP (CV)
Nous avons signé un nouveau client, Handmade Arcade, qui a quitté un petit concurrent, Artcall.org, pour rejoindre ZAPP. Nous avons également lancé deux nouvelles fonctionnalités pour les artistes : une vue condensée de leur page My ZAPPlications et une nouvelle chronologie des dates importantes sur les pages d'informations sur les événements. Notre projet de refonte de nos centres d'aide progresse bien, avec une achèvement estimé à 70% pour le côté administrateur. Nous espérons avoir déployé les centres d'aide WordPress entièrement remaniés d'ici la fin de l'exercice, ce qui inclura la possibilité pour les utilisateurs de rechercher des rubriques d'aide et d'évaluer la qualité des articles d'aide. 

Respectueusement,

chrétien