{"id":8312,"date":"2019-06-05T15:17:36","date_gmt":"2019-06-05T21:17:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.westaf.org\/?p=8312"},"modified":"2024-07-31T07:36:31","modified_gmt":"2024-07-31T14:36:31","slug":"bi-weekly-recap-june-3-2019","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/staging.wearecreativewest.org\/de\/bi-weekly-recap-june-3-2019\/","title":{"rendered":"Zweiw\u00f6chentlicher R\u00fcckblick: 3. Juni 2019"},"content":{"rendered":"

Sehr geehrtes WESTAF-Kuratorium,<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Es waren aufregende Wochen! Viel los, aber hier sind einige der Highlights: <\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Start des strategischen Plans!<\/b><\/span><\/p>\n

On Wednesday 5\/29 and Thursday 5\/30, the WESTAF team formally launched their Ten Year Vision and Strategic Plan! This consisted of a \u201cStratPlan Faire,\u201d which included training around this Agenda<\/a><\/span>, and focusing in on this Strategic Plan Cohort FAQ<\/span><\/a><\/span>. Each i<\/span>ndividual cohort<\/span><\/a> <\/span>split up into their group together for the first time to self-organize and also to review a preliminary Scoping Document (in this case, the Thought Leadership & Reach\/Communications Scoping Doc<\/span><\/a>)<\/span>, and to ultimately develop their own. However, the real highlight of the two-day session was valuable coaching and group development and leadership time spent with Val Atkin<\/span><\/a><\/span>, who dived into some warmly received and immensely helpful Enneagram work as well as some other discussions and team exercises around concepts like \u201c100% Responsibility,\u201d \u201cThe Cost of Quiet,\u201d \u201cTeam Optimization,\u201d and \u201cAbove\/Below The Line\u201d<\/span><\/a> <\/span>work. At the conclusion of the agenda and this invaluable team-building time, we celebrated the launch of this ten-year plan with happy hour at a local restaurant and an \u201cofficial\u201d fun ribbon-cutting moment<\/span><\/a><\/span>! <\/span>(If you only look at one link, look at this one!)<\/i><\/b><\/span><\/p>\n

<\/i><\/b>Seit dem 30. Mai 2019 ist der WESTAF-Strategieplan offiziell gestartet (juhu!). Ich werde in diesem zweiw\u00f6chentlichen Update regelm\u00e4\u00dfig mit dem Exekutivkomitee und allen Treuh\u00e4ndern \u00fcber unsere Fortschritte berichten. Das n\u00e4chste wichtige Update wird von jeder Kohorte beim BOT-Treffen im Oktober in Denver kommen!<\/span><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

BAR CAT Fortschritt<\/b><\/span><\/p>\n

Das F\u00fchrungsteam hat aktualisierte Stellenbeschreibungen f\u00fcr seine Teams im neuen BAR CAT-Modell zusammengestellt und wird mit seinen Teams von jetzt an bis Oktober, wenn die neue Struktur umgesetzt wird, an diesen \u00c4nderungen arbeiten. Die WESTAF-F\u00fchrung und die Projektmanager beginnen mit dem Budgetierungsprozess f\u00fcr das Gesch\u00e4ftsjahr 2020. Der erste Entwurf wird bis zum 21. Juni zusammengestellt, sodass die F\u00fchrung dann mit ihren Teams zusammenarbeiten kann, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und einen Entwurf zu erstellen, der im August dem Schatzmeister und im September dem Exekutivausschuss vorgelegt werden kann.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Leitprinzipien<\/b><\/span><\/p>\n

Vielen Dank an die Treuh\u00e4nder beim BOT-Treffen in Bozeman im Mai f\u00fcr ihre unsch\u00e4tzbare Hilfe und ihr Feedback zu den neu entworfenen WESTAF-Leitprinzipien. Dies war eine \u00e4u\u00dferst hilfreiche \u00dcbung und brachte viele wertvolle Anregungen, die wir in die n\u00e4chste Version der Leitprinzipien einflie\u00dfen lassen werden. Bitte bleiben Sie dran. Unser Plan ist es, innerhalb der Kommunikationsgruppe zusammenzuarbeiten, um eine endg\u00fcltige L\u00f6sung zu entwickeln, die von der gesamten Organisation durch einen Vorstandsbeschluss beim BOT-Treffen im Oktober angenommen werden kann.<\/span><\/p>\n

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Fortschritt der Leistungsbeurteilung<\/b><\/span><\/p>\n

During the StratPlan Faire, Amy gave an all-team presentation on WESTAF\u2019s Performance Management process<\/span><\/a> <\/span>moving forward. We will have a rough budget by the end of June and will be able to nail down staff salaries at that time. Therefore, it makes more sense to hold off on the “transition” review process until August when that information is known. The staff will plan on conducting transitional reviews in mid to late August. This document<\/span><\/a> is the best outline of what will be covered in these meetings (which includes telling them their new salary, bonus and discuss changes to their job description), there are some purple updates since the StratPlan Faire. A custom document to sign during these reviews will be prepared, where the basics of the new performance management process is outlined along with individual compensation, and value of all benefits as an annual snapshot of total compensation.<\/span><\/p>\n

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Haushaltsfortschritt f\u00fcr das GJ20<\/b><\/span><\/p>\n

Das WESTAF-Team ist jetzt mit dem Budgetierungsprozess f\u00fcr das GJ20 besch\u00e4ftigt. Sobald wir die erste Runde aller Abteilungszahlen haben, wird das Dokument als Version 1 eingefroren. Dann geht es weiter mit der n\u00e4chsten Version, und jeder Budget-Stakeholder des Teams wird alle \u00c4nderungen, die er gegen\u00fcber der vorherigen Version vorgenommen hat, sorgf\u00e4ltig in seiner eigenen Budgetdokumentation nachverfolgen und dann die \u00c4nderungen als Version 2 speichern usw. Wenn die Einnahmen- oder Ausgabenzahlen drastisch von den Prognosen oder dem Budget f\u00fcr das GJ19 abweichen, gibt es im Budgetplanungsdokument einen Abschnitt, in dem die Gr\u00fcnde daf\u00fcr erl\u00e4utert werden. Dies sind die Punkte, zu denen die F\u00fchrung sofort weitere Informationen haben m\u00f6chte. Wir streben ein Budget der Version 1 bis zum 21. Juni an. Danach wird das F\u00fchrungsteam mit einzelnen Projektmanagern an weiteren Versionen und Anpassungen arbeiten.<\/span><\/p>\n

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Personalwechsel<\/b><\/span><\/p>\n

Habe gerade erfahren, dass Matt Virlee, Technology Solutions Manager, seinen R\u00fccktritt eingereicht hat. Matt war Mitglied unseres kleinen (dreik\u00f6pfigen) Technologieteams und wir werden ihn vermissen. Sein letzter Arbeitstag ist der 16. Juni.<\/span><\/p>\n

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Gipfeltreffen der l\u00e4ndlichen Generation<\/b><\/span><\/p>\n

Chrissy Deal and I were joined by Hunter Old Elk (Cody, WY and ELC17) and Tey Marianna Nunn (former trustee and current MAC member) in Mississippi May 22-24 for the Gipfeltreffen der l\u00e4ndlichen Generation<\/span><\/a><\/span>. The convening brought together cultural and community leaders from across the country to explore the various identities, opportunities and realities of rural America. The WESTAF delegation had the opportunity to connect with folks from various organizations and communities from across the country, including NASAA, several of our fellow RAOs, other state arts agencies and national organizations. The “roving plenaries” format meant attendees had a chance to see and directly experience rural places, including Sipp Culture<\/span><\/a><\/span>\u00a0<\/span>and Hinds Community College Utica Campus<\/span><\/a>, a Historically Black College and University (HBCU) in Utica, MS. We listened, we shared, we felt the humidity, we ATE! One of the considerations the conference brought into focus for the WESTAF contingent was the varied dimensions of the rural West. Chrissy looks forward to following up with new contacts and connecting with Tey and Hunter to help inform WESTAF’s engagement with rural communities in the future.<\/span><\/p>\n

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SAAPAD ist im Gange.<\/b><\/span><\/p>\n

Today (June 3) and Tomorrow (June 4), SAAPAD (our annual State Arts Agency and Performing Arts Consortia Professional Development Session) is meeting here in Denver. Here\u2019s the complete agenda<\/span><\/a> <\/span>for the convening. I will be heading down to the June 4 sessions to meet the participants, have lunch and thank them for their involvement.<\/span><\/p>\n

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Bevorstehender SAA ED-Briefing-Anruf<\/b><\/span><\/p>\n

Der n\u00e4chste SAA ED-Briefing-Anruf ist f\u00fcr n\u00e4chsten Montag, den 10. Juni, geplant. Das Briefing soll die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der staatlichen Kunstagenturen der WESTAF-Region \u00fcber Angelegenheiten im Zusammenhang mit WESTAF informieren, ein Update zum letzten WESTAF-BOT-Treffen und zu Ma\u00dfnahmen des j\u00fcngsten WESTAF-Vorstands geben, die sich auf ihre Arbeit auswirken k\u00f6nnten. Zu den Themen geh\u00f6rt auch die Konsensbildung bez\u00fcglich des Wann\/Wo\/Warum des n\u00e4chsten SAA ED-Forums.<\/span><\/p>\n

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Bevorstehende SAA-Reisen<\/b><\/span><\/p>\n

As previously reported, in the coming months I will be meeting California Arts Council ED Anne Bown-Crawford at the Creative Placemaking Pacific Summit <\/span><\/a><\/span>in Los Angeles, and then presenting the following week, June 25, at the California Arts Council commission meeting near Sacramento. In July, I\u2019ll be heading to Honolulu to spend time with trustee Jonathan Johnson and to present to Hawaii’s SFCA board and attend further meetings, including FESTPAC<\/span><\/a>\u00a0<\/span>\u00a0<\/span>leadership. In August, I will be joining trustee Karen Hanan in Yakima and Tieton, WA to offer a presentation at an ArtsWA commissioners meeting. In addition, there is an Anchorage visit in development for August to coincide with the visit of Mary Anne Carter from the Endowment.<\/span><\/p>\n

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Arizona-Update<\/b><\/span><\/p>\n

Letzte Woche wurde ein Haushalt in H\u00f6he von 11,8 Milliarden TP4T f\u00fcr das Haushaltsjahr 2020 von der gesetzgebenden K\u00f6rperschaft des Staates Arizona verabschiedet und von Gouverneur Doug Ducey unterzeichnet. Darin sind 12,2 Millionen TP4T f\u00fcr die K\u00fcnste in Arizona vorgesehen. Die Zuweisung umfasst eine einmalige Zuweisung von 14,2 Millionen TP4T aus dem allgemeinen Haushaltsplan zur Unterst\u00fctzung der landesweiten F\u00f6rderaktivit\u00e4ten der Arizona Commission on the Arts. Diese Zuweisung wiederholt eine \u00e4hnliche einmalige Investition aus dem Vorjahr und stellt eine gleichbleibende Finanzierung f\u00fcr das Haushaltsjahr 2020 der Arts Commission sicher. Dar\u00fcber hinaus sieht der neu verabschiedete Staatshaushalt eine Zuweisung von 14,2 Millionen TP4T aus dem allgemeinen Haushaltsplan f\u00fcr ein gemeinn\u00fctziges professionelles Theater in Maricopa County vor. Dies ist zwar eine gute Nachricht, aber es ist f\u00fcr die Arts Commission auch fast unm\u00f6glich, mehr als ein Jahr im Voraus zu planen, solange die Kunstf\u00f6rderung zu Beginn jeder Legislaturperiode auf null gesetzt wird. Dies beeintr\u00e4chtigt die Qualit\u00e4t ihrer ansonsten hervorragenden landesweiten Programme.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

ZAPP<\/b><\/span><\/p>\n

ZAPP ist weiterhin erfolgreich und das Gesch\u00e4ftsvolumen bleibt hoch. In diesem Gesch\u00e4ftsjahr haben wir bisher 34 neue Kunden gewonnen, mehr als 300 Vertragsverl\u00e4ngerungen abgewickelt und mehr als 75 E-Blasts gesichert. Fast $21 Millionen sind durch die ZAPP-Kasse geflossen (Pass-Through-Verk\u00e4ufe) und mehr als $125.000 Antr\u00e4ge wurden eingereicht. Seit Beginn des Gesch\u00e4ftsjahres 2019 haben wir auch einen Anstieg der Anzahl aktiver K\u00fcnstlerprofile um 10% verzeichnet. Wir bieten einer ausgew\u00e4hlten Gruppe von Kunden weiterhin EFT-Zahlungen an; diese Zahlungen beliefen sich in diesem Gesch\u00e4ftsjahr auf fast $1,5 Millionen. Wenn Sie noch nicht f\u00fcr den Erhalt von EFT-Zahlungen angemeldet sind und dies gerne tun w\u00fcrden, lassen Sie es mich bitte wissen und ich werde dies f\u00fcr Sie arrangieren. Schlie\u00dflich pr\u00fcft das Team die Durchf\u00fchrbarkeit einer Integration mit Jaspersoft, einer Berichts- und Analyseplattform. Mit dieser Software k\u00f6nnen wir mit den Daten in ZAPP problemlos Berichte erstellen, abrufen und pr\u00e4sentieren \u2013 Berichte und Business Intelligence-Tools, die intern und extern f\u00fcr unsere Kunden verwendet werden k\u00f6nnen. Eine Integration mit einer solchen Plattform ist aufgrund der Knappheit an Entwicklerressourcen und des Zeitrahmens, der f\u00fcr die Fertigstellung eines solchen Projekts erforderlich sein kann, w\u00fcnschenswerter als die Erstellung eigener Berichte von Grund auf. Wir w\u00e4gen jedoch noch die Vorteile und Kosten dieser Integration ab. <\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Christian OOTO<\/b><\/span><\/p>\n

Abschlie\u00dfend m\u00f6chte ich sagen, dass ich von Donnerstag, 13. Juni, bis Mittwoch, 19. Juni, im Urlaub bin, dann vom 20. bis 23. Juni am CPL Summit in Los Angeles teilnehme, dann in der darauffolgenden Woche nach Sacramento fahre und am darauffolgenden Wochenende f\u00fcr eine Hochzeit nach San Francisco zur\u00fcckkehre. Diese Mischung aus Urlaub und Arbeitszeit bedeutet, dass ich vom 13. Juni bis 1. Juli nicht im B\u00fcro bin, aber immer noch in engem Kontakt mit dem B\u00fcro und meinen Kollegen stehe. <\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Bitte z\u00f6gern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen oder Kommentare zu diesen Artikeln oder zu anderen Themen haben. Vielen Dank f\u00fcr Ihre Betreuung und Unterst\u00fctzung als WESTAF-Treuh\u00e4nder!<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Wie immer,<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Christian<\/span><\/p>\n

 <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Dear WESTAF Board of Trustees:   It\u2019s been an exciting few weeks! Lots of activity, but here are some of the highlights:   Strategic Plan Launch! On Wednesday 5\/29 and Thursday 5\/30, the WESTAF team formally launched their Ten Year Vision and Strategic Plan! 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