Hallo nochmal, WESTAF-Treuhänder:
Wie viele von Ihnen sind wir in unserer täglichen Arbeit mit den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf verschiedene Teile der WESTAF-Organisation konfrontiert und bewerten diese. Wir versuchen, so flexibel zu bleiben, wie es die Vorausplanung erlaubt, obwohl wir bereits einige Störungen bei einigen unserer Programme feststellen, hauptsächlich aufgrund von Reiseentscheidungen und -beschränkungen. Davon abgesehen geht es uns im WESTAF-Büro (zum Zeitpunkt dieses Schreibens!) bestens und wir tun unser Bestes, um unsere Arbeit fortzusetzen! Ich hoffe, es geht allen unter den gegebenen Umständen so gut wie möglich. Weiter geht’s…

AUFKOMMENDE FÜHRUNGSKRÄFTE MIT FARBIGER EIGENSCHAFT: DIE SOUTH ARTS EDITION IST JETZT GESTARTET
Derzeit läuft eine offene Ausschreibung für Kandidaten. Wir freuen uns riesig, dieses neue Programm auf der Welt zu haben! (Aus dem South Arts Newsletter): „Für dieses Partnerschaftsprogramm zwischen South Arts und WESTAF werden zwischen 11 und 13 Teilnehmer ausgewählt. Dies ist ein Pilotprojekt des Emerging Leaders of Color (ELC)-Programms für Kulturschaffende und Kunstverwalter in sieben Staaten der südlichen Region. Aufbauend auf dem Erfolg des ELC-Programms von WESTAF, das seit 2010 eine neue Generation vielfältiger Kunstführer anzieht, ausbildet, vernetzt und fördert, wird das South Arts-Programm dazu dienen, die Vitalität des Südens durch die Kunst durch die Entwicklung von Führungsqualitäten zu fördern.“

SITZUNG DES VORSTANDS
Letzte Woche hatten wir eine produktive Sitzung des Exekutivausschusses. Neben einigen Diskussionen über die Technologiegeschäfte und einigen Programmaktualisierungen gaben Schatzmeister Mike Lange und WESTAF-Mitarbeiterin Amy Hollrah einen umfassenden Überblick über den Cash Summary Report für das erste Drittel des Jahres (33%). Wir befinden uns bei 37% Umsatzziel und 32% Ausgaben – ein guter Stand nach einem Drittel des Geschäftsjahres. Wir haben auch die erste Version eines Prognosedokuments vorgestellt. Damit beginnt eine monatliche Anstrengung aller Budgetverantwortlichen, die Umsatz- und Ausgabenprognosen bis zum Ende des Geschäftsjahres zu prognostizieren (und, falls erforderlich, zu überarbeiten).

ZUSAMMENFASSUNG DER KOMMUNIKATIONSSTRATEGIEPLAN-KOHORTE Q1
(Von Kohortenmitglied Kelly Ernst) Ähnlich wie die Equity Cohort befindet sich die Comm Cohort noch in einer Workshop-/Gesprächs-/Forschungs-/Verständnisphase unserer Arbeit. Unsere Kohorte hat das Scoping-Dokument durchgearbeitet, das unserem Team zu Beginn des Geschäftsjahres ausgehändigt wurde. Wir haben das Dokument als Team durchgearbeitet und befinden uns in einer Phase des Verstehens des Inhalts sowie der Entwicklung von Forschungsstrategien, um zu verstehen, wie der Inhalt des Dokuments umgesetzt werden kann. Einige unserer vorläufigen Diskussionen umfassten: Wie werden unsere aktuellen Marken und Vermögenswerte präsentiert? Wie werden sie von verschiedenen Interessengruppen wahrgenommen? Nutzung von Forschung, um den aktuellen Wert Ihrer Marke zu verstehen und mit der Entwicklung von Strategien zu beginnen, um darauf aufzubauen, indem wir uns mit dem verbinden, was unsere Interessengruppen und Zielgruppen am meisten schätzen. Prüfung aktueller Materialien und Erfahrungen. Wo stehen wir heute? Die ersten Schritte unserer Forschung umfassten die Durchführung einer Markenanalyse aller unserer Produkte, die sich für das Team als unglaublich nützlich erwies. Wir sind gerade dabei, unsere Marketingpläne auszuwerten. Wir haben festgestellt, dass unsere interne Kommunikation und unser Verständnis der Marken, mit denen wir so eng zusammenarbeiten, unterschiedlich sind. Dadurch ergab sich viel Raum für einen offenen Dialog über die Kommunikation bei WESTAF.
Das Team hat auch mehrere operative Herausforderungen erlebt. Der Prozess des Verstehens und Interpretierens des Scoping-Dokuments und seiner Aneignung verlief langsam, da wir genau entscheiden mussten, wie wir mit einem Zeitplan vorgehen, und sicherstellen mussten, dass unser Verständnis mit den Zielen übereinstimmt. Der Prozess war aufgrund operativer Herausforderungen wie der Einarbeitung neuer Mitglieder, einer klaren Kommunikation darüber, wer die Gruppe verlässt und wer ihr beitritt, der Etablierung eines Führungsprozesses, der gut zur Arbeit passt, und unterbrochenen Besprechungszeiten (hauptsächlich aufgrund von Feiertagen und Schneetagen) mühsam.
Die Zukunft sieht für die Comm Cohort spannend aus. Im zweiten und dritten Quartal werden wir uns weiterhin mit der Arbeit für das Scoping-Dokument befassen und diese bearbeiten und unsere Forschungsphase zu den Kommunikationsressourcen, Herausforderungen und Stärken von WESTAF und seinen Projekten fortsetzen. Wir haben vorgeschlagen, einen OKR-Planungsprozess ähnlich dem der SAAS-Programme durchzuführen, um unsere Ziele und Initiativen rund um diese Ziele besser zu verstehen. Darüber hinaus wird sich die Comm Cohort an Projekten beteiligen, die sich lokaler und unmittelbarer auf den Status der WESTAF-Kommunikation und -Kultur auswirken. Die vorgeschlagenen Projekte werden sich darauf konzentrieren und bewerten, wie die Mitarbeiter durch Kontaktpunkte wie Standups, Social Shares und andere Zusammenkünfte eine Gemeinschaft untereinander aufbauen.

FINANZEN UND VERWALTUNG
Gemäß der Sitzung des Exekutivausschusses letzte Woche fügt WESTAF den Bankkonten zwei neue Unterzeichner hinzu, um das Finanzteam bei zeitkritischen Scheckprozessen für ZAPP und CaFE zu unterstützen. Vielen Dank an David und Chrissy für ihre Hilfe, wann immer sie können! Das F&A-Team hat mit der ersten Runde der Leistungsentwicklungsüberprüfungen begonnen und wird den Prozess bis zum 16. März abschließen. Es war ein hilfreicher Prozess, da das Team über die Ziele und Verbesserungen nachdenkt, auf die sich jedes Mitglied konzentrieren möchte. Die 990 Steuerformulare und die Prüfung für das Geschäftsjahr 2019, die beide von Plante Moran zusammengestellt wurden, werden derzeit noch fertiggestellt und in den kommenden Monaten dem Exekutivausschuss und dem Vorstand vorgelegt.

CAFE
Obwohl der Februar für CaFE-Demos ein ruhiger Monat war, hatten wir in der letzten Woche 14 neue Kunden. Außerdem haben im Februar fast 50 neue Interessenten unser Formular „Demo vereinbaren“ ausgefüllt, was ein Ergebnis der Google AdWords-Kampagne sein könnte, die wir dieses Jahr gestartet haben. Unser Team arbeitet außerdem an etwa fünf kleineren Fehlern, die in den letzten Wochen aufgetreten sind. Unsere neue Betriebskoordinatorin Eliza Weatherill wird am 9. März bei WESTAF anfangen und eine einwöchige Einarbeitung in CaFE beginnen.

CVSUITE
Wir hatten ein erfolgreiches und spannendes Meeting mit den Kommunikationsstrategen von Common Notice und verbrachten Zeit mit Brainstorming und kreativen Überlegungen zu den Botschaften, der Markengeschichte und dem Zweck von CVSuite. Wir arbeiten auch hart an der Kampagne „Creative Vitality List“, deren Deadline Ende März näher rückt. Wir haben Kontakte in den Städten, die es auf die Liste geschafft haben, per E-Mail um Informationen gebeten, die uns helfen, ihre Geschichten zu erzählen. Wir haben auch eine E-Mail-Kampagne gestartet, um unsere Specialized Impact Reports hervorzuheben, und haben Personen kontaktiert, die auf den Link in der E-Mail geklickt haben. Da wir bei der Kundenbindung auf einige Hindernisse gestoßen sind, verlagern wir unseren Fokus auf verlorene Verlängerungen, indem wir den Kunden, seinen Vertragswert und eine Erzählung darüber, warum er sich gegen eine Verlängerung entschieden hat, verfolgen.

WERDEN SIE SMART
Unser Kunde, der North Dakota Arts Council ($10.900 jährlich), teilte uns mit, dass er nach einem Ersatz für GO Smart suchte, die Suche jedoch entmutigend und erfolglos war. Daher gab er uns die Gelegenheit, dabei zu helfen, GO Smart mit seinen anderen Datenprodukten kompatibel zu machen. Wir werden in den kommenden Wochen und Monaten eng mit ihm zusammenarbeiten, um zu sehen, wie wir seine Anforderungen erfüllen können. Das Technikteam hat die anfänglichen Arbeiten für ein Entwicklungsticket abgeschlossen, das die Registerkarten des Admin-Dashboards neu anordnet und rationalisiert. Wir führen Blockierungs- und ausführliche Tests durch und hoffen, es bis zum 12.03.20 auf der Live-Site veröffentlichen zu können.

ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV
Lori arbeitet mit Trevor, dem Datenanalysten von CVSuite, an Skripten für Teile der Datenbereinigung und -formatierung, um die Prozesse für die Kundenaufnahme und den Datenimport für PAA zu optimieren. PAA hofft, den Verkauf von zwei weiteren CMS/Showcase-Funktionen für die Stadt Sacramento, Kalifornien, und Los Alamos County, New Mexico, abschließen zu können, obwohl es angesichts der Zeitplanung der Budgetbesprechungen unwahrscheinlich ist, dass einer der Kunden im März unterschreiben wird. Lori hat erste Gespräche mit der University of Alabama geführt, um die Wandgemäldesammlung des Staates im Public Art Archive zu hosten und außerdem spezielle Führungen durch die Kunstwerke innerhalb der staatlichen Sammlung anzubieten.

ZAPP
Das interne Technikteam hat ein Update abgeschlossen, um ZAPP Onsite, unser Bewertungstool, das auf Messen und Festivals zur Ermittlung der Preisträger verwendet wird, mobil nutzbar zu machen. Unser Team wird diese Woche mit den Tests beginnen und hofft auf eine Markteinführung Anfang April. Am 29. Februar hatten wir im Vergleich zum gleichen Zeitraum im Geschäftsjahr 2019 einen Rückgang der Gesamteinreichungen von Bewerbungen um etwa 11 TP3T. Dies ist höchstwahrscheinlich auf den Verlust eines Großkunden zurückzuführen, der jährlich etwa 800 Bewerbungen sammelte (die Veranstaltung wurde auf unbestimmte Zeit abgesagt), und auf einen leichten Rückgang der Einreichungen für Standardshows (Shows, die regelmäßig über 500 Bewerbungen sammeln). Wir werden dieses Jahr eine Protokollierung auf unseren Checkout- und Registrierungsseiten hinzufügen, damit wir Trends oder Blockaden identifizieren können, die die Leute letztendlich davon abhalten, ZAPP-Konten zu erstellen und/oder Bewerbungen einzureichen.
Das ist vorerst alles!
Vielen Dank für Ihr Engagement als WESTAF-Treuhänder!
Wie immer,
Christian